L’organisation du vote au sein du conseil d’administration

I – La réunion du conseil d’administration par visioconférence ou télécommunication prévu par les statuts ou le règlement intérieur du conseil

A priori, le conseil d’administration doit se réunir dès lors que l’intérêt de la société l’exige. Les statuts de la société prévoient généralement la périodicité des réunions.

Ils déterminent les délais et les modalités de convocation des administrateurs aux réunions du conseil d’administration.

Art. L.225-36-1 C. com.

Créé par Loi n°2001-420 du 15 mai 2001 – art. 106

« Les statuts de la société déterminent les règles relatives à la convocation et aux délibérations du conseil d’administration.
Lorsqu’il ne s’est pas réuni depuis plus de deux mois, le tiers au moins des membres du conseil d’administration peut demander au président de convoquer celui-ci sur un ordre du jour déterminé.
Le directeur général peut également demander au président de convoquer le conseil d’administration sur un ordre du jour déterminé.
Le président est lié par les demandes qui lui sont adressées en vertu des deux alinéas précédents ».

A défaut, le conseil d’administration peut établir un règlement intérieur dans lequel il prévoit les règles de convocation et de délibération.

Les réunions du conseil d’administration se déroulent en principe au siège social.

Toutefois, l’article L. 225-37 alinéa 3 du Code de commerce, modifié par la loi sur les nouvelles régulations économiques (NRE) du 15 mai 2001, prévoit un dispositif légal dérogeant au principe d’une tenue de la réunion du conseil d’administration au siège social en autorisant le recours à la visioconférence.

Art. L.225-37 C. com.

Modifié par Loi n°2011-103 du 27 janvier 2011 – art. 1

« « Le conseil d’administration ne délibère valablement que si la moitié au moins de ses membres sont présents. Toute clause contraire est réputée non écrite.
A moins que les statuts ne prévoient une majorité plus forte, les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.
Sauf lorsque le conseil est réuni pour procéder aux opérations visées aux articles L. 232-1 et L. 233-16 et sauf disposition contraire des statuts, le règlement intérieur peut prévoir que sont réputés présents, pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective, dont la nature et les conditions d’application sont déterminées par décret en Conseil d’Etat. Les statuts peuvent limiter la nature des décisions pouvant être prises lors d’une réunion tenue dans ces conditions et prévoir un droit d’opposition au profit d’un nombre déterminé d’administrateurs ».

– Veiller à l’identification des membres du conseil et garantir leur participation effective

L’article L225-37 alinéa 3 du Code de commerce dispose que « le règlement intérieur peut prévoir que sont réputés présents, pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective, dont la nature et les conditions d’application sont déterminées par décret en Conseil d’Etat ».

L’article R.225-21 du Code de commerce issu de la recodification de l’article 84-1 du décret n°67-236 du 23 mars 1967 sur les sociétés commerciales précise les modalités de mise en place de la visioconférence.

Art. R.225-21 C. com.

« Afin de garantir, conformément aux dispositions du troisième alinéa de l’article L. 225-37, l’identification et la participation effective à la réunion du conseil des administrateurs y participant par des moyens de visioconférence ou de télécommunication, ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations ».

II – Les limites au recours à la visioconférence pour les réunions du conseil d’administration

Le recours à la visioconférence connaît un certain nombre d’aménagements.

Tout d’abord, il existe des exceptions légales au recours à la visioconférence qui sont posées : le conseil doit se réunir en personne au moins une fois par an pour l’examen des comptes annuels (art L.232-1 C. com.) et des comptes consolidés (art L.233-16 C. com).

Toutefois, les exceptions relatives à la nomination et la révocation du président du conseil d’administration et la nomination et la révocation du directeur général ont été supprimées.

Par ailleurs, les statuts peuvent s’opposer à l’usage de cette technique. Ils peuvent également « limiter la nature des décisions pouvant être prises lors d’une réunion tenue dans ces conditions et prévoir un droit d’opposition au profit d’un nombre déterminé d’administrateurs » comme le prévoit l’article L. 225-37 alinéa 3 du Code de commerce.

III – La convocation des administrateurs aux réunions du conseil d’administration

Les statuts fixent les règles de fonctionnement, notamment, en ce qui concerne les convocations et les délibérations du conseil.

L’initiative des convocations revient au président du conseil.

Toutefois, l’article L.225-36-1 du Code de commerce prévoit deux hypothèses où le président peut être contraint à convoquer les membres du conseil d’administration :

• soit lorsque le conseil d’administration ne s’est pas réuni depuis plus de deux mois, le tiers au moins des membres du conseil peut demander au président du conseil de convoquer celui-ci
• soit lorsque le directeur général demande au président de convoquer le conseil d’administration

Art. L.225-36-1C. com.

Créé par Loi n°2001-420 du 15 mai 2001 – art. 106

« Les statuts de la société déterminent les règles relatives à la convocation et aux délibérations du conseil d’administration.
Lorsqu’il ne s’est pas réuni depuis plus de deux mois, le tiers au moins des membres du conseil d’administration peut demander au président de convoquer celui-ci sur un ordre du jour déterminé.
Le directeur général peut également demander au président de convoquer le conseil d’administration sur un ordre du jour déterminé.
Le président est lié par les demandes qui lui sont adressées en vertu des deux alinéas précédents ».

– La forme de la convocation

A priori la convocation aux réunions du conseil peut se faire par simple lettre missive. Toutefois, on peut envisager une convocation des membres du conseil d’administration par voie électronique.

Il faut obtenir leur consentement préalable à l’envoi de leur convocation.

Art. R.225-63 C. com.

« Les sociétés qui entendent recourir à la télécommunication électronique en lieu et place d’un envoi postal pour satisfaire aux formalités prévues aux articles R. 225-67, R. 225-68, R. 225-72, R. 225-74 et R. 225-88 recueillent au préalable par écrit l’accord des actionnaires intéressés qui indiquent leur adresse électronique. Ces derniers peuvent à tout moment demander expressément à la société par lettre recommandée avec demande d’avis de réception que le moyen de télécommunication susmentionné soit remplacé à l’avenir par un envoi postal ».

Les convocations doivent être adressées obligatoirement à tous les membres du conseil et l’expédition de celles-ci doit se faire dans un délai suffisant pour permettre la présence de tous les membres à la réunion.

IV – Le vote des administrateurs

– Quorum et majorité

L’article L.225-37 alinéa 1 du Code de commerce fixe un quorum de moitié pour que le conseil d’administration puisse délibérer valablement. Il dispose que « Le conseil d’administration ne délibère valablement que si la moitié au moins de ses membres sont présents. Toute clause contraire est réputée non écrite ».

L’article L.225-37 alinéa 2 du Code de commerce précise que les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Il dispose qu’« A moins que les statuts ne prévoient une majorité plus forte, les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés ».

Ainsi, les statuts peuvent imposer une majorité plus forte ou même l’unanimité mais ne peuvent pas prévoir un seuil inférieur à la majorité.

Par la mise en place de la visioconférence lors des réunions du conseil d’administration, l’article L.225-37 alinéa 3 vise à faciliter la réalisation du quorum et donc à satisfaire la règle majoritaire pour l’adoption des décisions du conseil.
« Sauf lorsque le conseil est réuni pour procéder aux opérations visées aux articles L. 232-1 et L. 233-16 et sauf disposition contraire des statuts, le règlement intérieur peut prévoir que sont réputés présents, pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence (…) ».

– Le vote électronique de l’administrateur en visioconférence

Contrairement à l’assemblée générale, la loi n’a pas expressément prévu le recours au vote électronique pour le conseil d’administration.

Art. R.225-61 C. com.

« Les sociétés dont les statuts permettent aux actionnaires de voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication aménagent un site exclusivement consacré à ces fins ».

Aux termes de l’article L.225-40 du Code de commerce, un administrateur ne peut pas prendre part au vote d’une résolution tendant à autoriser une opération dans laquelle il a un intérêt direct ou indirect. Il s’agit des conventions réglementées soumises à l’autorisation préalable du conseil d’administration (art. L.225-38 C. com.).

Art. L.225-40 C. com.

Modifié par Loi n°2001-420 du 15 mai 2001 – art. 111

« L’intéressé est tenu d’informer le conseil, dès qu’il a connaissance d’une convention à laquelle l’article L. 225-38 est applicable. Il ne peut prendre part au vote sur l’autorisation sollicitée.
Le président du conseil d’administration donne avis aux commissaires aux comptes de toutes les conventions autorisées et soumet celles-ci à l’approbation de l’assemblée générale.
Les commissaires aux comptes présentent, sur ces conventions, un rapport spécial à l’assemblée, qui statue sur ce rapport.
L’intéressé ne peut pas prendre part au vote et ses actions ne sont pas prises en compte pour le calcul du quorum et de la majorité ».

Egalement, dans ce cas, l’administrateur ne peut pas voter au sein d l’assemblée générale en tant qu’actionnaire.

V – Les incidents techniques de la visioconférence consignés dans les procès-verbaux de séances

Art. R.225-23 C. com.

« Le procès-verbal de la séance indique le nom des administrateurs présents, réputés présents au sens de l’article L. 225-37, excusés ou absents. Il fait état de la présence ou de l’absence des personnes convoquées à la réunion du conseil d’administration en vertu d’une disposition légale et de la présence de toute autre personne ayant assisté à tout ou partie de la réunion. Il fait également état de la survenance éventuelle d’un incident technique relatif à un moyen de visioconférence ou de télécommunication lorsqu’il a perturbé le déroulement de la séance.
Le procès-verbal est revêtu de la signature du président de séance et d’au moins un administrateur. En cas d’empêchement du président de séance, il est signé par deux administrateurs au moins ».

On peut souligner l’importance de consigner les incidents techniques qui ont eu lieu au cours de la réunion du conseil d’administration notamment dans l’hypothèse d’une manipulation frauduleuse.