La tenue de l’assemblée générale

–  La feuille de présence lors de l’assemblée générale

L’actionnaire présent lors de la tenue de l’assemblée générale signe la feuille de présence qui mentionne son nombre de voix.

La feuille de présence permet l’identification de tous les actionnaires qui participent physiquement à l’assemblée générale, de ceux qui participent par visioconférence, de ceux qui ont donnée mandat et de ceux non présents ayant voté par correspondance.

Art. R. 225-95 C. com.

Modifié par Décret n°2011-1473 du 9 novembre 2011 – art. 8

« La feuille de présence aux assemblées d’actionnaires contient les mentions suivantes :
1° Les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire présent ou réputé présent au sens du II de l’article L. 225-107, le nombre d’actions dont il est titulaire, ainsi que le nombre de voix attaché à ces actions ;
2° Les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire représenté, le nombre d’actions dont il est titulaire, ainsi que le nombre de voix attaché à ces actions ;
3° Les nom, prénom usuel et domicile de chaque mandataire, le nombre d’actions de ses mandants, ainsi que le nombre de voix attaché à ces actions ;
4° Les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire ayant adressé à la société un formulaire de vote par correspondance, ainsi que le nombre d’actions dont il est titulaire et le nombre de voix attaché à ces actions.
Le bureau de l’assemblée peut annexer à la feuille de présence, le cas échéant, sous format électronique ou numérisé la procuration ou le formulaire de vote par correspondance portant les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire mandant ou votant par correspondance, le nombre d’actions dont il est titulaire et le nombre de voix attaché à ces actions. Dans ce cas, le bureau de l’assemblée indique le nombre des pouvoirs et des formulaires de vote par correspondance annexés à cette feuille ainsi que le nombre des actions et des droits de vote correspondant aux procurations et aux formulaires. La feuille de présence, les pouvoirs et les formulaires de vote à distance sont consultables sous format papier, ou, le cas échéant, numérisé ou électronique.
La feuille de présence, dûment émargée par les actionnaires présents et les mandataires, est certifiée exacte par le bureau de l’assemblée ».

Le bureau de l’assemblée certifie l’exactitude de ce que contient la feuille de présence.

Par ailleurs, la feuille de présence est à la disposition de chaque actionnaire qui a le droit d’obtenir communication des feuilles de présence établies lors des assemblées générales tenues au cours des trois derniers exercices.

Art. L. 225-117 C. com.

« Tout actionnaire a le droit, à toute époque, d’obtenir communication des documents visés à l’article L. 225-115 et concernant les trois derniers exercices, ainsi que des procès-verbaux et feuilles de présence des assemblées tenues au cours de ces trois derniers exercices ».

La communication de la feuille de présence s’étend aux procurations et bulletins de vote annexés à la feuille.

En cas de refus de la société de communiquer la feuille de présence, l’actionnaire peut demander au président du tribunal de commerce d’ordonner aux dirigeants de la société de communiquer la feuille de présence ou de désigner un mandataire chargée de sa communication.

Art. L. 238-1 C. com.

Modifié par Ordonnance n°2004-604 du 24 juin 2004 – art. 51 JORF 26 juin 2004

« Lorsque les personnes intéressées ne peuvent obtenir la production, la communication ou la transmission des documents visés aux articles L. 221-7, L. 223-26, L. 225-115, L. 225-116, L. 225-117, L. 225-118, L. 225-129, L. 225-129-5, L. 225-129-6, L. 225-135, L. 225-136, L. 225-138, L. 225-177, L. 225-184, L. 228-69, L. 237-3 et L. 237-26, elles peuvent demander au président du tribunal statuant en référé soit d’enjoindre sous astreinte au liquidateur ou aux administrateurs, gérants, et dirigeants de les communiquer, soit de désigner un mandataire chargé de procéder à cette communication.
La même action est ouverte à toute personne intéressée ne pouvant obtenir du liquidateur, des administrateurs, gérants ou dirigeants communication d’une formule de procuration conforme aux prescriptions fixées par décret en Conseil d’Etat ou des renseignements exigés par ce décret en vue de la tenue des assemblées.
Lorsqu’il est fait droit à la demande, l’astreinte et les frais de procédure sont à la charge des administrateurs, des gérants, des dirigeants ou du liquidateur mis en cause ».

Le défaut d’établissement de la feuille de présence est une cause de nullité obligatoire de l’assemblée générale en application de l’article L. 225-121 du Code de commerce.

Egalement, la feuille de présence entachée d’omissions ou d’irrégularités graves créant un doute sur sa fiabilité entraîne sa nullité.

– Le quorum nécessaire à la délibération de l’assemblée générale

Le quorum est la fraction du capital social qui doit être représentée par les actionnaires à l’assemblée générale pour que celle-ci puisse valablement délibérer.

Il est à noter que les statuts de la société ne peuvent pas prévoir une règle de calcul du quorum plus souple que celle prévue par la loi.

Toutefois, dans les sociétés non cotées en bourse, autrement dit, dont les actions ne sont pas négociées sur un marché réglementée, les statuts peuvent renforcer la fixation du quorum.

Art. L. 225-98 C. com.

Modifié par Ordonnance n°2009-80 du 22 janvier 2009 – art. 7

« L’assemblée générale ordinaire prend toutes les décisions autres que celles visées aux articles L. 225-96 et L. 225-97.
Elle ne délibère valablement sur première convocation que si les actionnaires présents ou représentés possèdent au moins le cinquième des actions ayant le droit de vote. Dans les sociétés dont les actions ne sont pas admises aux négociations sur un marché réglementé, les statuts peuvent prévoir un quorum plus élevé. Sur deuxième convocation, aucun quorum n’est requis.
Elle statue à la majorité des voix dont disposent les actionnaires présents ou représentés ».

Pour le calcul du quorum, on tient compte des actionnaires présents physiquement lors de l’assemblée générale, de ceux présents par visioconférence, de ceux ayant votés par correspondance par un formulaire électronique ou papier et de ceux ayant donné mandat de vote à un mandataire en particulier ou pouvoir en blanc aux organes dirigeants.

Art. L. 225-107 C. com.

Modifié par Loi n°2001-420 du 15 mai 2001 – art. 115

« I. Tout actionnaire peut voter par correspondance, au moyen d’un formulaire dont les mentions sont fixées par décret en Conseil d’Etat. Les dispositions contraires des statuts sont réputées non écrites.
Pour le calcul du quorum, il n’est tenu compte que des formulaires qui ont été reçus par la société avant la réunion de l’assemblée, dans les conditions de délais fixées par décret en Conseil d’Etat. Les formulaires ne donnant aucun sens de vote ou exprimant une abstention sont considérés comme des votes négatifs.
II. Si les statuts le prévoient, sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les actionnaires qui participent à l’assemblée par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant leur identification et dont la nature et les conditions d’application sont déterminées par décret en Conseil d’Etat ».

La violation des règles de calcul du quorum est sanctionnée par la nullité obligatoire aux termes de l’article L. 225-121 du Code de commerce.

Art. L. 225-121 C. com.

Modifié par Loi n°2012-387 du 22 mars 2012 – art. 17

« Les délibérations prises par les assemblées en violation des articles L. 225-96, L. 225-97, L. 225-98, des troisième et quatrième alinéas de l’article L. 225-99, du deuxième alinéa de l’article L. 225-100 et de l’article L. 225-105 sont nulles.
En cas de violation des dispositions des articles L. 225-115 et L. 225-116 ou du décret pris pour leur application, l’assemblée peut être annulée ».

• Le calcul du quorum sur les actions ayant le droit de vote

Le quorum se calcule sur les actions ayant le droit de vote.

Ainsi, il est nécessaire d’exclure du calcul du quorum l’ensemble des actions qui sont privés du droit de vote pour un motif quelconque : sanction, conflit d’intérêt ou en raison de leur nature tel que l’action à dividende prioritaire sans droit de vote.

Par ailleurs, il est possible que l’actionnaire jouisse du droit de vote mais n’est pas en mesure de l’exercer.

Dans le cas où les actions sont indivises, le droit de vote n’est pas exercé par l’actionnaire mais par un mandataire unique.

Dans le cas où il n’y aurait pas de mandataire commun à l’ensemble des actionnaires propriétaires de ces actions indivises, ces actions ne peuvent pas être prises en compte dans le calcul du quorum.

Art. L. 225-110 al.2 C. com.

« Les copropriétaires d’actions indivises sont représentés aux assemblées générales par l’un d’eux ou par un mandataire unique. En cas de désaccord, le mandataire est désigné en justice à la demande du copropriétaire le plus diligent ».

– La condition de majorité à l’adoption d’un projet de résolution présenté en assemblée générale ordinaire

Dans les assemblées générales ordinaires, un projet de résolution est adopté à la majorité des voix des actionnaires présents physiquement, de ceux représentés, de ceux présents par visioconférence ainsi que de ceux qui ont voté, préalablement à l’assemblée générale, par correspondance.

Art. L. 225-98 al.3 C. com.

Modifié par Ordonnance n°2009-80 du 22 janvier 2009 – art. 7

« Elle statue à la majorité des voix dont disposent les actionnaires présents ou représentés ».

Du fait que l’adoption d’un projet de résolution se fait à la majorité des voix des participants au vote, pour obtenir le résultat du vote, il faut déduire les votes blancs ou nuls considérés comme refusant l’adoption de la résolution.

Les statuts ne peuvent pas assouplir les règles de majorité prévues par la loi. Cela tient au fait que dans les assemblées générales ordinaires, l’adoption de la résolution se fait à la majorité absolue. Ainsi, il n’existe qu’une seule possibilité, soit l’adoption soit le rejet.

En application de l’article L. 225-121 du Code de commerce, la violation des règles de majorité absolue en matière d’adoption de projets de résolution par l’assemblée générale ordinaire est sanctionnée par la nullité obligatoire.