Tout savoir sur l’assemblée générale des mutuelles

Au moins une fois par an, les mutuelles, unions et fédérations (dans le domaine de la santé ou des assurances) réunissent leurs membres à l’occasion d’une assemblée générale. C’est un véritable moment fort de la vie coopérative, au cours duquel les sociétaires sont tenus informés de l’activité de l’année passée et du bilan de l’exercice, et prennent part aux délibérations lors de sessions de vote. Vous vous posez sans doute beaucoup de questions autour de cet événement : qu’est-ce qu’une assemblée générale de mutuelle ? Quelles sont les règles de convocation à respecter ? Comment se déroule une session de vote, par exemple lors de l’élection des délégués ? Quelles modalités de vote sont possibles (sur place, par Internet, par correspondance…) ? Dans ce guide, vous découvrirez tout ce qu’il faut savoir sur l’AG des mutuelles.

Qu’est-ce qu’une assemblée générale de mutuelle ?

Comme toute organisation, une mutuelle doit prendre des décisions au regard de son avenir, tout en communiquant auprès de ses sociétaires. C’est le rôle joué par l’assemblée générale de mutuelle, peu importe l’activité exercée (mutuelles de santé, d’assurance, etc.). Réunie une fois par an, l’assemblée ordinaire donne l’occasion au conseil d’administration de présenter les états financiers de l’exercice écoulé, et de soumettre des résolutions au vote – c’est ce que prévoit l’art. L114-8 du Code de la mutualité (modifié par l’art. 35 de l’ordonnance n°2019-964). Mais elle statue aussi sur un grand nombre d’autres points :

• Les activités exercées par la mutuelle.
• Les prestations offertes aux sociétaires.
• Le montant des droits d’adhésion (s’ils sont fixés dans les statuts).
• L’élection des membres du conseil d’administration
• Le rapport moral et le rapport de gestion, présentés en même temps que les comptes annuels.
• D’éventuelles modifications statutaires et évolutions du règlement.

Indépendamment de cette réunion annuelle, une AG peut être convoquée à n’importe quel moment dans les conditions prévues par décret – ou par les statuts, le cas échéant. Le plus souvent, il s’agit d’assemblées extraordinaires, réservées aux décisions majeures de la vie de la mutuelle (par exemple, la nécessité de modifier les statuts).

À qui s’adresse l’assemblée de mutuelle ?

Concrètement, l’assemblée générale de mutuelle concerne l’ensemble des membres de la coopérative – participants et honoraires (voir encadré). Mais, lorsque les statuts le permettent, ces membres ont la possibilité d’être représentés par des délégués, eux-mêmes élus par des sections locales lors de scrutins organisés en fonction de critères spécifiques (par zones géographiques, par branches professionnelles, par opérations collectives ou individuelles, par type d’activités exercées, ou selon la qualité des membres). C’est ce que prévoit le Code de la mutualité dans son art. L114-6.

Les sociétaires convoqués à l’assemblée générale de mutuelle sont amenés à s’exprimer lors de sessions de vote. Mais il faut garder en tête que l’assemblée ne délibère valablement qu’à condition qu’un nombre minimum de participants soient présents ou représentés (le vote par procuration est possible), ou qu’ils aient voté avant la tenue de l’AG par voie électronique ou par correspondance. Il y a donc des règles de quorum à respecter.

Comment l’assemblée générale est-elle convoquée ?

L’assemblée générale de mutuelle est convoquée par le président du conseil d’administration, selon des conditions et des délais qui sont fixés par décret ou par les statuts. La convocation est transmise aux membres ou aux délégués dans un délai d’au moins 15 jours avant la date prévue, sachant que les statuts sont susceptibles de prévoir une marge plus importante. Cela peut être fait par courrier postal ou par voie dématérialisée.

La convocation à l’assemblée générale de mutuelle comporte toutes les informations pratiques destinées aux sociétaires, comme la date, le lieu et l’heure de la réunion, l’ordre du jour, ainsi que les données concernant la mutuelle (dénomination sociale et adresse du siège). Par ailleurs, l’ordre du jour doit préciser les règles de quorum et de majorité qui s’appliquent.

En vue de l’AG, les membres ou délégués qui y participent peuvent prendre connaissance d’un certain nombre de documents relatifs à l’ordre du jour, comme le prévoit l’art. R322-61 C du Code des assurances modifié par le décret du 3 janvier 2005 (art. 1 JORF 7 janvier 2005).

Quelles sont les modalités d’organisation du vote en AG ?

Explorons maintenant les modalités de vote lors de l’AG des mutuelles, unions et fédérations, quel que soit leur domaine d’activité (santé, assurance…).

Le recours au vote dans les mutuelles

Dans le cadre d’une assemblée générale de mutuelle, le recours au vote se fait dans deux cas de figure : pour l’élection des délégués et des membres du conseil d’administration, et lorsque les sociétaires sont appelés à s’exprimer sur des résolutions. La convocation doit préciser les questions inscrites à l’ordre du jour qui nécessiteront un scrutin.

Le premier cas est défini dans l’ordonnance n°2015-378 du 2 avril 2015, art. 13 : « L’assemblée générale de la mutuelle ou de l’union procède à l’élection des membres du conseil d’administration et, le cas échéant, à leur révocation. Par dérogation à l’article L. 114-18, l’assemblée générale peut procéder directement à l’élection du président de la mutuelle ou de l’union ».

Le nombre de voix par membre ou délégué

Chaque membre dispose d’une seule voix à l’AG, sauf dans le cas des délégués qui représentent plusieurs membres d’une section donnée. C’est ce que précise l’art. L114-6 du Code de la mutualité : « Pour les assemblées générales constituées de délégués des sections, les statuts peuvent prévoir que chaque délégué élu par la section dispose d’une seule voix à l’assemblée générale, ou que le délégué unique élu par la section dispose, dans les votes à l’assemblée générale, d’un nombre de voix égal au nombre de membres de la section ».

Les règles de quorum et de majorité

Lors de l’adoption de résolutions importantes pour le fonctionnement de la mutuelle (dont les sujets sont listés à l’art. L114-12 alinéa 1 du Code de la mutualité), des règles de quorum et de majorité doivent être respectées.

Si le quorum n’est pas atteint lors de l’assemblée générale de mutuelle, une seconde convocation est envoyée pour une nouvelle assemblée qui délibère valablement si le nombre de membres présents ou représentés (ou de membres qui votent par correspondance) atteint le quart du total.

Une fois la question du quorum réglée, les résolutions sont ensuite adoptées à la majorité simple des personnes présentes ou des suffrages exprimés, selon ce que prévoient les statuts. Cela, en tenant compte des présents et représentés (comprendre : ceux qui ont donné procuration), mais aussi des membres qui s’expriment par correspondance.

Les différents modes de scrutin

Le vote en assemblée générale de mutuelle peut se dérouler selon trois modalités (art. L114-13) :

• Sur place, lors de la réunion de l’assemblée, et à bulletin secret.
• Par procuration, en confiant ce pouvoir à un autre membre, et selon des modalités définies par décret (art. L114-13 modifié par la loi du26 avril 2021, art. 38).
• Par correspondance avant l’AG, y compris par voie électronique. Auquel cas, le formulaire transmis aux membres participants ou honoraires doit permettre un vote par correspondance sur chacune des résolutions dans l’ordre de leur présentation (avec l’ordre du jour comme référence). Les statuts peuvent préciser le contenu dudit formulaire.

Ce faisant, la loi ne prévoit pas de disposition spécifique en ce qui concerne la voie dématérialisée pour l’organisation du scrutin. Vous pouvez donc tout à fait choisir le vote électronique pour votre assemblée générale de mutuelle, soit que ce mode de scrutin est expressément prévu par les statuts, soit que ceux-ci restent silencieux à ce sujet.