Le recours au vote électronique dans les entreprises : le guide complet

De plus en plus, les entreprises choisissent de recourir au vote en ligne pour organiser un scrutin interne : élection du CSE ou de l’organe de surveillance, référendum, etc. Prévue par le Code du travail, l’organisation des élections professionnelles et des consultations par voie électronique offre de nombreux avantages et constitue une alternative pertinente au scrutin papier traditionnel. Mais sa mise en place suppose de respecter un certain nombre de règles : négocier le recours à cette solution dans le cadre d’un accord d’entreprise ou de groupe, proposer des formations aux représentants du personnel, ou encore garantir la sécurité et la confidentialité des données des électeurs conformément à ce que prévoit la CNIL. À ce titre, l’employeur peut se tourner vers un prestataire externe spécialisé dans la prise en charge d’un scrutin en ligne. Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour instaurer le vote électronique en entreprise.

Pourquoi recourir au vote électronique en entreprise ?

L’organisation des scrutins d’entreprise (élections professionnelles, élections du conseil d’administration ou de surveillance, consultation des salariés…) au format papier nécessite une logistique lourde et complexe. L’entreprise doit acquérir le matériel de vote papier (bulletins et enveloppes, isoloirs et urnes), trouver un emplacement dans les locaux, procéder au dépouillement des voix, éditer les procès-verbaux… Sans compter que les électeurs doivent être présents sur place pour exprimer leur voix.

L’utilisation du vote électronique en entreprise est à la fois plus simple, souple et pratique. Elle permet notamment…

• de simplifier les opérations électorales ;
• de gagner du temps (rapidité du système de vote et dépouillement automatisé des bulletins) ;
• d’augmenter la participation des électeurs, ceux-ci pouvant se connecter depuis un ordinateur ou un smartphone où qu’ils soient ;
• de réduire les coûts d’organisation (pas de matériel papier, pas d’équipements à acheter et à installer…) ;
• de diminuer significativement les risques (d’erreur humaine ou de fraude) ;
• de participer à la préservation de l’environnement en éliminant le papier.

Vote électronique dans les entreprises : que dit la loi ?

Le Code du travail autorise le recours au vote électronique en entreprise dans plusieurs cas de figure. Son utilisation est néanmoins conditionnée au respect de quelques prérequis, en fonction du type de scrutin concerné. Ainsi, l’article R2314-5 du Code du travail dispose que cette possibilité doit être ouverte par un accord d’entreprise ou de groupe (suite à une négociation avec les organisations syndicales ou avec le délégué syndical), ou par défaut, sur demande de l’employeur. Une fois validé, ce mode de scrutin peut être employé pour le vote aux élections professionnelles ainsi que pour les élections partielles du CSE.

La loi prévoit d’autres modalités. L’article R2314-13 du Code du travail précise que le protocole d’accord préélectoral doit mentionner la conclusion de l’accord d’entreprise ou de groupe qui autorise le recours au vote électronique dans l’entreprise, ainsi que le nom du prestataire externe (s’il a déjà été choisi). Le PAP doit également comporter la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement de l’élection.

Quant au référendum d’entreprise, l’art. L2232-12 du Code du travail précise que « la consultation des salariés, qui peut être organisée par voie électronique, se déroule dans le respect des principes généraux du droit électoral et selon les modalités prévues par un protocole spécifique conclu entre l’employeur et une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés ».

La réglementation autorise encore l’emploi du vote en ligne dans d’autres cas, comme pour la prise des décisions lors des assemblées générales (loi NRE du 15 mai 2001).

Les modalités de mise en place du vote en ligne

Le choix d’utiliser le vote électronique en entreprise implique, pour l’employeur, de suivre une procédure bien établie. Celle-ci consiste notamment à prévoir les modalités de l’élection et à assurer la sécurité des données des électeurs.

La négociation d’un accord entre les parties

La mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles comme pour le référendum d’entreprise est conditionnée à la conclusion d’un accord. Cette négociation a lieu entre l’employeur et les organisations syndicales, ou le délégué syndical le cas échéant. À défaut d’accord ou en l’absence de représentants syndicaux dans l’entreprise, l’employeur est en droit de l’imposer par décision unilatérale.

L’accord qui autorise le recours au vote électronique en entreprise est soumis aux conditions de droit commun propres à la négociation collective. Il doit être signé par les organisations syndicales représentatives ayant obtenu au moins 50 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections du CSE (ou au moins 30 %, mais avec l’obligation de faire valider l’accord par les salariés).

Par la suite, l’employeur établit un cahier des charges précisant les modalités du déroulement du vote par correspondance. Ce document est mis à la disposition des salariés sur le lieu de travail, et sur l’intranet s’il existe.

La négociation du protocole d’accord préélectoral

Dans le cas particulier des élections du CSE, l’employeur doit inscrire l’utilisation du vote électronique à l’ordre du jour des négociations sur le protocole d’accord préélectoral (PAP). Celui-ci doit comporter une description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales, mais aussi mentionner l’identité du prestataire (s’il a été sélectionné à cette date).

Les prérequis à la mise en place du vote en ligne

Le recours au vote électronique en entreprise suppose de respecter plusieurs prérequis :

• Le système de vote choisi doit être conforme aux exigences réglementaires (RGPD et CNIL) relatives à la protection des données personnelles des électeurs et à la sécurité du scrutin. En particulier, il faut appliquer les recommandations contenues dans la délibération n°2019-053 de la CNIL. Il incombe à l’employeur de veiller à la confidentialité des données transmises dans le cadre de cette solution de vote. Le Code du travail (art. R2314-9) lui impose de faire procéder à un contrôle de conformité dudit système par le biais d’un expert indépendant, systématiquement avant chaque scrutin (c’est ce que prévoit le Conseil d’État). Ce contrôle est destiné à vérifier le respect des obligations décrites aux articles R2314-5 à R2314-8.
• L’employeur doit s’assurer de la formation des personnes concernées à l’utilisation de la solution de vote en ligne : représentants du personnel, délégués syndicats et membres du bureau. De plus, tous les électeurs doivent se voir remettre une notice d’information détaillée sur le déroulement du scrutin.
• L’employeur doit faire en sorte que les électeurs puissent participer à l’élection, ou les salariés à la consultation, soit en s’assurant que chacun(e) dispose à domicile du matériel nécessaire (ordinateur ou smartphone, connexion haut débit), soit en rendant accessible le matériel adapté au sein des locaux de l’entreprise.
• L’employeur doit mettre en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement du système de vote électronique dans l’entreprise, de procéder à des vérifications en amont du scrutin, et de tester le mécanisme de dépouillement.

Le déroulement des opérations électorales par voie électronique

Voyons maintenant comment se déroule une session de vote électronique en entreprise, dans le détail.

L’organisation et le déroulement du scrutin

Les modalités d’organisation du scrutin par voie électronique se rapprochent de celles qui président au vote papier. L’employeur doit prévoir un intervalle de temps (fixé dans le PAP) et faire contrôler les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin par le bureau. En outre, l’élection ou la consultation doit avoir lieu pendant le temps de travail (art. L2314-27 du Code du travail), même si un accord contraire peut être conclu pour modifier cette disposition.

Mais ces modalités diffèrent aussi à de nombreux égards. En particulier, les électeurs/votants doivent disposer d’un identifiant et d’un mot de passe unique leur permettant d’accéder au système de vote : cette méthode d’authentification est censée garantir l’identité de chacun des électeurs, leur donner accès au bon collège électoral, et leur assurer de voter dans les meilleures conditions de sécurité. Il incombe à l’employeur d’utiliser une méthode de transmission des identifiants et des mots de passe qui soit parfaitement sécurisée.

Le recours au vote électronique en entreprise offre ici un avantage majeur : les électeurs ont la possibilité de voter même s’ils ne sont pas présents dans les locaux. Ainsi, les salariés en télétravail, en congés payés, en arrêt maladie ou en déplacement professionnel ont l’opportunité de participer à l’élection du CSE, à la désignation des membres du conseil d’administration ou de surveillance, ou à la consultation. La conséquence directe de cette souplesse est une hausse notable du taux de participation aux élections professionnelles.

À l’issue du vote, la cellule d’assistance s’assure que l’urne électronique a été scellée en prévision du dépouillement. Le contenu de l’urne et les listes d’émargement sont figés et horodatés.

Le dépouillement des bulletins

Une fois le scrutin terminé, le décompte des voix et l’annonce des résultats sont automatiquement pris en charge par la solution de vote. Celle-ci est ensuite scellée, afin de garantir l’impossibilité d’intervenir sur les résultats.

Les fichiers relatifs au scrutin sont conservés sous scellés, soit par l’employeur, soit par le prestataire, pour des questions de sécurité. Cela, jusqu’à l’expiration du délai de recours.

Le choix d’un prestataire de vote en ligne

L’employeur doit partir en quête d’un prestataire externe de vote électronique. Il est libre de comparer les solutions de vote et les tarifs. La loi dispose ainsi que « la conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l’employeur sur la base d’un cahier des charges (…) » (Code du travail, art. R2314-6). Les dispositions à respecter sont : la confidentialité des données transmises et la sécurité du processus – c’est aussi ce qu’indique la CNIL.

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir son prestataire de vote électronique ?

• La fiabilité et l’expérience du prestataire.
• La conformité de la solution de vote.
• Les moyens pour assurer la sécurité du scrutin en ligne.
• La prise en charge de l’organisation de l’ensemble du processus.
• Une solution qui s’adapte aux besoins de l’entreprise.

En conclusion, le recours au vote électronique en entreprise suppose de bien connaître la réglementation et d’appliquer des modalités d’organisation bien spécifiques. Mais une fois cette étape franchie, l’utilisation d’une solution dématérialisée permet de profiter d’un grand nombre d’avantages.