Convocation d’une assemblée générale au sein d’une association : guide complet

L’assemblée générale (AG) est le principal temps fort de la vie d’une association. Qu’elle soit annuelle ou extraordinaire, il est impossible de gérer une structure associative sans maitriser les règles juridiques entourant l’AG.
Notamment, quelles sont les différentes étapes de convocation d’une assemblée générale d’association ? Responsable de l’invitation, destinataires, contenu de la convocation, conséquences juridiques en cas de non-respect des règles…Tour d’horizon de la procédure à suivre.

Convocation à l’assemblée générale : qui la rédige et à qui l’envoyer ?

Qui est l’auteur de la convocation ?

L’instance ou la personne chargée de rédiger et d’envoyer la convocation à l’AG est en général désignée dans les statuts (ou parfois dans le règlement intérieur de l’association).
Il peut s’agir du bureau, du conseil d’administration, du président ou du secrétaire général. La convocation peut également être à l’initiative d’une certaine proportion de membres (par exemple un quart).
À défaut de telles dispositions statutaires, ce rôle revient au président de l’association.

Comment faire si la personne désignée ne convoque pas l’AG dans les délais ?

Dans ce cas, et si les tentatives de résolution à l’amiable ont échouées, les adhérents peuvent s’adresser au juge des référés. Ce dernier nommera un administrateur provisoire qui se chargera de la convocation.

Qui est le destinataire de la convocation ?

En principe, tous les membres de l’association participent à l’assemblée générale et sont donc destinataires de la convocation.
Toutefois, les statuts peuvent subordonner la participation aux AG à certaines conditions. Par exemple : âge ou ancienneté minimum, paiement d’une cotisation…Certaines catégories d’adhérents sont également parfois exclus, comme les membres honoraires.

Les statuts peuvent aussi prévoir la convocation de personnes non-membres (par exemple les salariés de l’association). Toutefois, elles ne participent pas aux votes.

Point de vigilance. Les associations dotées d’un commissaire aux comptes doivent obligatoirement le convoquer aux assemblées générales, mais il ne dispose pas d’un droit de vote (c.commerce.art.L823-17).

Comment rédiger la convocation d’une assemblée générale d’association ?

Sous quelle forme la rédiger ?

Une grande liberté est laissée aux associations qui peuvent prévoir, dans les statuts, le mode de convocation qui leur convient :

• Lettre simple
• Lettre recommandée (avec ou sans accusé de réception)
• Affichage
• Mail
• Publication dans la presse ou sur le site internet de l’association
• etc.

Tout est possible dans la mesure où la solution choisie permette à l’ensemble des membres concernés d’être informés de la tenue de l’AG.
Il est également indispensable de pouvoir apporter la preuve que chacun a été convoqué. La convocation orale est donc exclue.

Quels sont les délais pour convoquer une AG ?

Le délai de convocation est généralement mentionné dans les statuts. Il doit être suffisant pour que les participants puissent prendre connaissance de l’ordre du jour et des documents joints. D’une manière générale, il se situe entre 15 jours et 1 mois.

Quel est le contenu de la convocation ?

La convocation à l’AG doit mentionner les éléments suivants :

• Nom de l’association
• Date de l’invitation
• Date, heure et lieu de l’assemblée générale
• Ordre du jour. Attention à bien soigner cette partie :
  • L’ordre du jour est impératif et ne peut pas être modifié pendant la séance
  • Toutes les questions inscrites devront obligatoirement être soumises au vote
  • Il est impossible de délibérer sur des sujets non-inscrits à l’ordre du jour
  • Il doit être précis et compréhensible par les destinataires sans avoir besoin de se référer à d’autres documents
  • La partie « questions diverses » ne permet pas d’ajouter un point oublié dans l’ordre du jour. Elle permet uniquement d’aborder des informations qui ne requièrent pas de délibération et de vote.
• Organe à l’initiative de la convocation et signature de son auteur

Sanctions en cas de convocation irrégulière de l’AG

Quels arguments juridiques permettent l’annulation d’une AG ?

Les règles de convocation mentionnées dans les statuts doivent être obligatoirement respectées.

Dans le cas contraire, l’assemblée générale peut être annulée et avec elle toutes les décisions prises. C’est également le cas en cas d’irrégularités constatées pendant la réunion elle-même (non-respect de l’ordre du jour, vote de membres qui n’en ont pas le pouvoir, etc.). Ce recours en annulation ne peut être introduit qu’à l’initiative d’un ou plusieurs adhérents et non de l’association elle-même.

Toutefois, la cour de cassation apporte une nuance. Les irrégularités entrainent la nullité uniquement si elles ont eu une incidence sur le déroulement et la sincérité des délibérations ou si les statuts précisent expressément que la violation des règles de convocation entraine la nullité des décisions (Civ. 1^re, 20 mars 2019, n° 18-11.652).

Enfin, en cas d’absence de convocation du commissaire aux comptes (pour les associations qui en sont dotées), les dirigeants de l’association risquent une peine de 2 ans d’emprisonnement et 30 000 € d’amende (code de commerce art.L820-4).