Comment se déroule une commission administrative paritaire ? Le guide complet

La fonction publique compte trois instances consultatives, composées de représentants du personnel et de l’administration, qui émettent des avis. Parmi ces instances, la commission administrative paritaire (CAP) se réunit pour prendre des décisions relatives au fonctionnement des services ou à la carrière des agents publics, ceux-ci ayant la possibilité de la saisir dans certains cas de figure (refus de titularisation ou de congé pour formation, par exemple). Dans cet article, nous allons voir comment se déroule une commission administrative paritaire, point par point.

Quelles sont les attributions de la commission administrative paritaire (CAP) ?

Avant de voir comment se déroule une commission administrative paritaire, intéressons-nous à son rôle. Dans la fonction publique, il existe deux commissions paritaires (la commission consultative paritaire et la commission administrative) ainsi qu’un comité social propre à chaque versant – fonction publique d’État, territoriale et hospitalière – qui remplace l’ancien comité dédié à la sécurité au travail. La CAP est focalisée sur l’examen des décisions individuelles concernant les fonctionnaires : elle traite de questions relatives aux carrières des membres du personnel. À ce titre, elle émet des avis consultatifs que l’administration est libre de suivre ou non. Ce faisant, elle joue un rôle déterminant dans la carrière des fonctionnaires, et garantit l’équité des décisions prises.

La commission administrative paritaire est mise en place auprès de la collectivité, de l’établissement ou du centre de gestion concerné(e), pour chaque catégorie de fonctionnaires : A, B ou C. Elle se prononce essentiellement sur des problématiques défavorables aux agents, à savoir : des refus opposés à des demandes spécifiques. Les cas de saisine concernent, entre autres : un refus de titularisation, un licenciement en cours de stage, un refus d’octroi du temps partiel ou du télétravail, un refus de mise en disponibilité ou de congé pour formation, etc. Elle peut aussi prendre des sanctions disciplinaires à l’égard des fonctionnaires. Tous les cas sont listés dans notre article « comment saisir la commission administrative paritaire ? ».

Comment se déroule une commission administrative paritaire ?

Voyons maintenant comment se déroule une commission administrative paritaire, en deux étapes : la composition de la CAP et le déroulement d’une session à proprement parler.

La composition de la commission administrative

Pour savoir comment se déroule une commission administrative paritaire, il faut d’abord comprendre sa composition. Comme toutes les instances dites « paritaires », la CAP réunit un nombre égal de représentants du personnel et de représentants de l’administration. Ce nombre dépend de l’effectif des fonctionnaires qui relèvent de la commission, mais aussi du versant de la fonction publique :

• Dans la fonction publique d’État : entre 2 et 8 représentants du personnel et de l’administration (agents titulaires plus suppléants).
• Dans la fonction publique territoriale : entre 3 et 8 représentants, et jusqu’à 10 pour une CAP de catégorie C placée auprès d’un centre de gestion d’Île-de-France (agents titulaires plus suppléants).
• Dans la fonction publique hospitalière : entre 1 et 6 représentants (agents titulaires plus suppléants).

Les représentants du personnel sont élus au suffrage direct, par les fonctionnaires, pour un mandat de quatre ans (voir à ce propos le déroulement d’une élection dans la fonction publique). Les représentants de l’administration sont nommés pour la même période de temps, par arrêté, et sélectionnés parmi les fonctionnaires de catégorie A ou assimilée.

Textes de loi :

• Décret n°82-451 du 28 mai 1982 relatif aux commissions administratives paritaires.
• Décret n°89-229 du 17 avril 1989 relatif aux commissions administratives paritaires des collectivités territoriale et de leurs établissements publics).
• Décret n°91-790 du 14 août 1991 relatif aux commissions administratives paritaires nationales de la fonction publique hospitalière.

Comment se déroule une commission administrative dans le détail ?

Voici comment se déroule une commission administrative paritaire, point par point. (Cette liste est valable pour la fonction publique d’État, territoriale et hospitalière.)

• La commission est présidée par l’autorité auprès de laquelle elle est placée.
• Les séances se tiennent à huis clos, entre représentants du personnel et de l’administration.
• La convocation est envoyée par le président aux membres de la CAP, accompagnée d’un ordre du jour, qui dresse la liste des points à aborder durant la séance. Les représentants du personnel et de l’administration reçoivent également les documents nécessaires à l’examen des points concernés. Une CAP peut aussi être convoquée à la demande de la moitié des représentants titulaires du personnel : le président ne peut y opposer un refus.
• Pour que la réunion ait lieu, les trois quarts au moins des membres doivent être présents à l’ouverture. Dans le cas contraire, une nouvelle convocation est transmise dans les 8 jours : le quorum se limite alors à la moitié des membres (fonction publique d’État). Dans le cas de la fonction territoriale ou hospitalière, en cas de seconde convocation, le quorum ne s’applique plus.
• La séance est ouverte par le président de la CAP.
• Chaque point de l’ordre du jour est examiné.
• Seuls les membres titulaires peuvent prendre part au vote. Les suppléants ont le droit d’assister aux séances, mais pas de prendre part aux débats : seule l’absence des agents titulaires permet aux suppléants de voter. Le vote peut avoir lieu à main levée ou à bulletins secrets.
• La CAP émet des avis, validés à la majorité des membres présents. L’autorité administrative prend ensuite une décision en tenant compte, ou non, de cet avis (toute décision contraire doit néanmoins être motivée dans un délai d’un mois).
• Le président de la commission a la possibilité de convoquer des experts afin de s’exprimer sur un point inscrit à l’ordre du jour, lorsque les représentants du personnel ou de l’administration en font la demande. Ces experts n’ont pas de voix délibérative et n’assistent qu’à la partie des débats relatifs aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée.
• La séance est clôturée par le président de la CAP.
• En fin de séance, un procès-verbal est établi par un agent du centre de gestion et signé par le président ainsi que par le secrétaire. Il est diffusé à l’ensemble des membres, par courriel, dans un délai d’un mois. Les avis donnés par la commission sont transmis à l’autorité compétente. De leur côté, les agents concernés sont informés des décisions prises à leur égard.

Notez que, dans la fonction publique territoriale et hospitalière, la CAP se réunit au moins deux fois par an.

Vous savez désormais comment se déroule une commission administrative paritaire, ou CAP.