Comment organiser une assemblée générale extraordinaire d’association ?

La tenue d’une assemblée générale d’association de type extraordinaire répond à des impératifs bien particuliers : il s’agit d’échanger autour de questions clés et/ou de prendre des décisions stratégiques pour l’avenir de la structure. En cela, l’AGE diffère de l’assemblée générale ordinaire. Bien que la loi 1901 laisse une grande liberté quant aux modalités d’organisation d’une assemblée générale extraordinaire d’association, celles-ci étant inscrites dans les statuts, il existe néanmoins un certain nombre de règles à respecter pour la mettre en place – rédaction de l’ordre du jour, convocation des membres, quorum, vote, etc. Découvrez ce qu’il faut savoir pour bien organiser vos assemblées extraordinaires.

Quand faut-il convoquer une assemblée générale extraordinaire d’association ?

Une assemblée d’association loi 1901 peut être ordinaire ou extraordinaire. Toutes deux réunissent les mêmes personnes, appliquent les mêmes règles de convocation et de vote (quorum, majorité, pouvoir). Pour autant, elles diffèrent dans leurs objectifs.

En effet, si l’assemblée générale ordinaire (AGO) doit avoir lieu au moins une fois par an en vue de l’approbation des comptes annuels, une réunion extraordinaire peut être convoquée à tout moment pour prendre des décisions importantes et/ou urgentes – comme on le fait pour une société commerciale (SARL, SAS, SA). Ainsi, on organise une assemblée générale extraordinaire d’association pour :

• modifier les statuts de l’association,
• valider un changement d’objet social ou de siège social,
• révoquer et/ou remplacer un dirigeant,
• exclure un adhérent,
• acquérir ou vendre du patrimoine immobilier,
• décider de la dissolution de l’association.

Une réunion extraordinaire peut également être convoquée pour traiter d’une question qui serait normalement du ressort d’une assemblée ordinaire, mais qui ne peut pas attendre la tenue de celle-ci.

Quelles sont les règles d’organisation d’une assemblée générale extraordinaire d’association ?

Lorsqu’il s’agit de convoquer l’AGE d’une association, il n’est pas question d’improviser : il faut respecter les règles d’organisation prévues dans les statuts. Quelles sont les règles les plus fréquentes relatives à la tenue d’une assemblée générale extraordinaire d’association ?

Qui peut convoquer une réunion extraordinaire et y participer ?

L’AGE d’association est convoquée à l’initiative du bureau ou du conseil d’administration. En théorie, tous les membres peuvent y participer. Dans les faits, ces règles sont fixées dans les statuts ou dans le règlement intérieur, et peuvent concerner :

• les adhérents à jour de cotisation,
• les membres actifs,
• les membres du bureau,
• les membres du conseil d’administration,
• les salariés et bénévoles,
• le commissaire aux comptes,
• les membres particuliers (honoraires, bienfaiteurs),
• etc.

Comment est rédigé l’ordre du jour ?

La tenue d’une AGE d’association étant liée à la nécessité de traiter une question spécifique, l’ordre du jour est généralement concis. Ce document doit néanmoins lister l’ensemble des points à aborder, en anticipant les besoins. Par exemple, s’il s’agit de révoquer un membre du bureau, l’ordre du jour doit aussi prévoir la tenue d’un vote pour élire son remplaçant.

Comment convoquer une assemblée extraordinaire ?

Les règles relatives à la convocation d’une assemblée extraordinaire sont déterminées par les statuts. Ceux-ci prévoient :

• Le mode choisi pour transmettre la convocation aux membres (e-mail, lettre simple, lettre recommandée avec accusé de réception, affichage dans les locaux, publication dans un journal régional ou national).
• Le contenu de la convocation, celle-ci devant mentionner au minimum : le nom de la structure, le fait qu’il s’agit d’une AGE, le nom de l’organisateur, l’ordre du jour, ainsi que la date, l’heure et le lieu de sa tenue.
• Les documents nécessaires à la préparation de l’AGE par les membres convoqués.
• Les membres concernés par la convocation à l’AGE, les participants ayant le droit de vote, et les règles concernant le quorum ainsi que la majorité pour le vote.

Vous pouvez trouver un modèle de convocation d’assemblée générale extraordinaire d’association en cliquant ici. Ce document doit être adressé aux membres dans un délai de 15 jours à 1 mois avant la date prévue pour la tenue de la réunion : c’est le temps qu’il faut aux participants pour prendre connaissance des points à l’ordre du jour et des éventuels documents annexés.

Comment se déroule une AGE d’association ?

La tenue d’une assemblée générale extraordinaire d’association suppose de nommer :

• Un président de séance chargé d’encadrer les débats, d’ouvrir les points prévus à l’ordre du jour et d’organiser les sessions de vote. C’est généralement le président de la structure qui s’en charge, mais ce n’est pas une obligation.
• Un secrétaire de séance qui s’occupe de rédiger le procès-verbal. C’est généralement le secrétaire habituel qui est mandaté pour le faire, mais là encore, il n’y a pas d’obligation.

Une fois la session ouverte, et comme pour toutes les assemblées, l’ensemble des points prévus à l’ordre du jour doivent être ouverts.

Comment se déroule une session de vote en AGE ?

Les statuts de l’association fixent les règles de quorum et de majorité. Le quorum désigne le nombre de personnes disposant d’un droit de vote qui doivent être présentes lors du scrutin pour que les décisions votées soient valides, ce qui suppose de prévoir une feuille de présence à remplir en début de réunion. La majorité renvoie au nombre de voix nécessaires pour valider les décisions prises lors du scrutin.

Le vote peut avoir lieu à main levée ou à bulletin secret. Il peut aussi être organisé à distance, via un système de vote électronique sécurisé. Enfin, toute personne souhaitant voter mais ne pouvant pas être présente lors de l’assemblée générale extraordinaire d’association a la possibilité de se faire représenter par un autre membre en lui confiant un pouvoir.

Quelles sont les règles relatives au procès-verbal d’AGE ?

Dans le cadre d’une convocation d’assemblée extraordinaire, et comme pour toutes les assemblées, il est recommandé de dresser un procès-verbal. Celui-ci permet de rendre compte des échanges et des décisions prises en réunion. C’est le secrétaire de séance qui est chargé de le rédiger et de le signer (avec le président).

La rédaction d’un procès-verbal n’est pas une obligation légale. Néanmoins, ce document s’avère très utile : il rend compte des décisions prises et permet de prouver la présence du quorum (en vertu de la feuille d’émargement et des éventuels pouvoirs annexés). En cas de réclamation ultérieure, le procès-verbal vise à démontrer que l’assemblée générale extraordinaire d’association s’est déroulée dans les règles. À ce titre, il n’y a pas de contrainte quant au contenu.

Enfin, le procès-verbal permet de communiquer auprès des membres absents sur les décisions prises, via l’envoi ou l’affichage de ce document. Il permet aussi de déclarer en préfecture les modifications validées par un vote, notamment en cas de modification des statuts de l’association ou de changement de président. Une copie du PV doit alors être adressée à la préfecture dans les trois mois qui suivent la tenue de l’assemblée générale extraordinaire d’association, et un avis doit être publié dans le Journal officiel.