Comment organiser une assemblée générale de société ?

Dans chaque entreprise, il est indispensable de convoquer une assemblée générale de société au moins une fois par an, après la clôture de l’exercice comptable. À cette occasion, les associés (SARL) ou les actionnaires (SAS, SA) sont tenus informés des événements majeurs de la vie de l’entreprise. Ils sont aussi amenés à approuver les comptes annuels et à voter les résolutions présentées par la direction ou par le conseil d’administration. Comment organiser une assemblée générale de société – ordinaire (AGO) ou extraordinaire (AGE) ? Quelles sont les règles à connaître en matière de convocation, de documents à fournir aux membres, ou encore de quorum et de majorité ?

Quand organiser une assemblée générale de société ?

Au sein d’une société commerciale (SARL ou SAS/SA), l’assemblée générale est un organe de décision collective qui permet de réunir l’ensemble des associés ou des actionnaires – ou des adhérents dans le cas particulier d’une Elle se tient une fois par an, dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable (Code de commerce, art. L225-100).

Il existe différents types d’assemblées générales de société :

• L’assemblée ordinaire (AGO) correspond à l’assemblée annuelle. Les associés ou actionnaires se prononcent sur l’approbation des comptes annuels et sur l’affection des résultats. Ils sont tenus informés des activités de l’entreprise (à cet effet, des documents leur sont fournis en amont, notamment le rapport de gestion et le rapport du commissaire aux comptes) et participent au vote des résolutions.
• L’assemblée extraordinaire (AGE) est réunie lorsqu’il s’agit de modifier les statuts de la société : transfert du siège social, modification du nom de l’entreprise, augmentation ou réduction du capital social, cessation d’activité, etc.

Il est possible d’organiser une assemblée générale de société mixte : la réunion des associés ou des actionnaires permet de faire voter, en même temps, des résolutions qui relèvent de l’assemblée ordinaire annuelle et de l’assemblée extraordinaire. Par exemple : approuver les comptes annuels et voter une augmentation du capital social.

Quelles sont les étapes du déroulement d’une assemblée générale de SARL ou de SAS/SA ?

Organiser une assemblée générale de société suppose de suivre plusieurs étapes (identiques pour toutes les assemblées) :

• La rédaction de l’ordre du jour. Ce document permet aux associés ou actionnaires de prendre connaissance des questions qui seront abordées lors de la réunion. Transmis avec la convocation, il est accompagné des documents nécessaires à la prise de décisions éclairées par les membres : comptes annuels, rapport de gestion, rapport du commissaire aux comptes, etc.
• La convocation de l’assemblée. Si les statuts le prévoient, seul le représentant légal de la SARL ou le conseil d’administration de la SAS/SA est en droit de convoquer et d’organiser une assemblée générale de société. La convocation, transmise par lettre recommandée, par voie électronique ou en main propre, indique aux associés ou actionnaires la date et le lieu de la réunion. Le délai de convocation est fixé à 15 jours avant la date de l’assemblée de la SARL et à 21 jours pour une assemblée extraordinaire (Code de commerce, art. R223-20). Dans une SAS, le délai de convocation en assemblée est librement fixé par les statuts de la société.
• La feuille de présence. En début de réunion, les associés ou les actionnaires présents ou représentés émargent la feuille de présence : cela permet de prouver le respect de la règle de quorum et de majorité, et de légitimer les décisions prises.
• La tenue de l’assemblée générale, durant laquelle tous les points prévus à l’ordre du jour sont abordés. Les associés ou actionnaires votent également les résolutions présentées (voir modalités plus bas).
• La rédaction du procès-verbal: ce document consigne les débats et retranscrit les résultats des votes exprimés.

Telles sont les étapes à connaître pour organiser une assemblée générale de société.

Quelles sont les modalités de vote en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire ?

Lors des assemblées de société (AGO ou AGE), les associés ou actionnaires sont amenés à voter les résolutions. Organiser une assemblée générale de société suppose donc d’appliquer les modalités de vote adaptées à la forme juridique et/ou aux statuts de la société.

D’abord, il faut avoir en tête que le droit de vote est proportionnel au montant des parts sociales détenues par les associées ou des actions possédées par les actionnaires.

Ensuite, il s’agit de respecter la règle de quorum et de majorité. Le quorum désigne le nombre minimum de membres devant participer à la réunion pour que les résolutions puissent être soumises au vote. Si le quorum n’est pas atteint, il n’est pas possible d’organiser l’assemblée générale de société. La majorité correspond au nombre de votes exprimés par les associés ou actionnaires présents ou représentés pour que les décisions prises puissent être validées.

La règle de quorum et de majorité est fixée par la loi ou déterminée par les statuts, en fonction du statut juridique de l’entreprise et du type d’assemblée (AGO ou AGE). À titre d’exemple :

• Pas de quorum pour une assemblée de SARL ordinaire. Les décisions sont prises à la majorité des parts sociales.
• La loi laisse toute liberté aux actionnaires de déterminer le quorum et la majorité pour les SAS, mais impose des règles pour les SA.

Enfin, les statuts de la société peuvent prévoir l’organisation d’un vote à main levée ou à bulletin secret, avec la possibilité d’opter pour le vote électronique. Dans le cas des SARL, c’est le Code de commerce (art. L223-27) qui autorise le recours au vote à distance.