Comment organiser une assemblée générale à distance ?

Les assemblées générales font partie de la vie des organisations – entreprise, association, mutuelle, conseil syndical de copropriété, etc. – et doivent avoir lieu au minimum une fois par an. Mais saviez-vous que ce type de réunion peut se tenir à distance, sans remettre en cause la légitimité des délibérations ou des sessions de vote ? Sous certaines conditions, en effet, vous pouvez prévoir une assemblée générale en ligne à l’aide d’un outil de visioconférence ou d’une plateforme adaptée (notamment pour le vote électronique), dès lors que les statuts prévoient le recours à cette solution. Dans cet article, découvrez les clés pour organiser une assemblée générale à distance, les modalités de vote à appliquer pour les membres participants, et les règles à suivre pour assurer la conformité de la réunion.

Comment se déroule une assemblée générale à distance ?

La possibilité d’organiser une assemblée à distance concerne toutes les formes d’AG : les assemblées ordinaires, extraordinaires ou mixtes. Les participants (membres d’associations, sociétaires, actionnaires, copropriétaires…) accèdent à la réunion par le biais d’un outil de visioconférence ou d’audioconférence, peuvent demander la parole pour s’exprimer, et même voter lorsqu’ils sont appelés à la faire – pour valider/repousser une résolution ou un projet de modification des statuts, pour élire les membres du conseil d’administration, etc.

En pratique, le fait que l’AG se déroule en ligne plutôt qu’en présentiel n’a donc pas d’impact sur les conditions de convocation, ni sur les délibérations à l’ordre du jour, ni sur la possibilité de voter. L’assemblée générale à distance se passe de la même manière que les assemblées en présentiel, à ceci près que tout ou partie des membres peut y assister depuis un appareil électronique.

Il est également possible d’opter pour un régime hybride, par exemple : une AG en visioconférence, mais un vote et des signatures en présentiel. Dans ce cas, l’assemblée n’est dématérialisée qu’en partie. C’est une alternative intéressante lorsque les participants sont géographiquement proches, par exemple pour une association locale ou un syndic de copropriété.

Que faut-il savoir pour organiser une assemblée à distance ?

Toutes les structures qui se réunissent en assemblée générale (sociétés, associations, mutuelles, syndics de copropriété…) ont la possibilité de le faire en distanciel. Cela nécessite de respecter le cadre légal et d’appliquer certaines modalités d’organisation.

AG en distanciel : ce que dit la loi

Que dit la loi au sujet des assemblées à distance ? Cette possibilité est prévue depuis la loi ÉLAN, dès lors que l’AG (ou le conseil d’administration) en valide le principe en amont. En raison de la crise sanitaire, des dérogations ont été appliquées entre 2020 et 2022 afin de permettre aux intéressés d’échanger de façon sécurisée. Depuis la fin de la période dérogatoire, la réglementation en est revenue à ses règles initiales, qui sont les suivantes :

• Une SAS peut librement organiser une assemblée générale à distance, sans décision préalable.
• Pour une SARL, une société civile, une association, une mutuelle ou un syndic de copropriété, le déroulement à distance d’une assemblée n’est possible que si les statuts le prévoient.

Les outils à prévoir pour votre AG

La mise en place d’une assemblée générale à distance suppose de disposer d’une solution de visioconférence ou d’audioconférence. Vous pouvez employer des outils numériques grand public (comme Teams ou Zoom), surtout si le nombre de participants est faible, comme dans les antennes locales des associations.

Néanmoins, dans le cadre d’une assemblée en ligne, il est souhaitable de pouvoir compter sur une application offrant des fonctionnalités plus poussées. Celles-ci proposent par exemple d’organiser une session de vote électronique, d’envoyer la convocation par voie digitale, de gérer les participants, d’éditer les listes d’émargement, de vérifier le quorum, de prendre en compte les procurations fournies par les membres représentés, d’établir des procès-verbaux, etc.

Il faut aussi veiller à ce que tous les membres qui participent à l’AG disposent du matériel adéquat : ordinateur ou smartphone, connexion internet à haut débit, webcam et microphone.

L’envoi de la convocation

La convocation à l’assemblée en visioconférence doit être envoyée au minimum 15 jours avant le jour prévu pour sa tenue, afin que les membres aient le temps de s’y préparer et de consulter les documents afférents (les statuts peuvent toutefois prévoir un délai différent). L’envoi peut se faire par voie électronique ou au format papier.

Le document doit mentionner :

• Le jour, l’heure et le lieu prévu pour l’AG (la mention du lieu est obligatoire même pour une assemblée générale à distance : il peut s’agir, par exemple, du siège de l’association ou de la société).
• Le fait que la réunion se déroulera partiellement ou intégralement en ligne, et que tout ou partie des membres y participera à distance.
• Les informations permettant d’accéder à la réunion : lien de connexion ou nom de la plateforme à employer.

La signature de la feuille de présence

Bien que la réunion se déroule en ligne, il est essentiel que les membres participants signent la feuille de présence – elle-même en version électronique. Ce document atteste des personnes présentes lors de l’assemblée générale à distance.

Concrètement, les actionnaires, sociétaires, copropriétaires ou membres de l’association doivent être en mesure de signer la liste d’émargement le jour de la réunion. Cela suppose d’utiliser des outils numériques intégrant la signature électronique avec double authentification, ce qui permet à la fois de vérifier l’identité des participants et de valider leur présence.

L’instauration de règles simples en vue du déroulement de l’AG

Par définition, les participants à une assemblée à distance ne sont pas présents dans le même lieu. Il est donc nécessaire d’instaurer des règles simples afin de garantir le bon déroulement des débats : couper le micro lorsqu’on ne s’exprime pas, demander la parole en levant la main, etc.

Il est tout aussi important de prévoir un animateur pour gérer les échanges, et de respecter le timing prévu pour la réunion.

L’organisation d’une session de vote électronique

Le vote durant une assemblée générale à distance peut avoir lieu de deux manières :

• En amont de la séance, grâce au vote par correspondance. Celui-ci peut se dérouler par voie électronique ou postale. Le scrutin par correspondance, notamment en ligne, a l’avantage d’être simple et de ne prendre que quelques instants.
• En direct, pendant la réunion (vote à distance) : les participants votent en simultané.

Les modalités de vote sont identiques à celles d’une séance en présentiel : il faut tenir compte des règles de quorum (le nombre de membres à atteindre pour que le vote puisse avoir lieu) et de majorité (le nombre de voix nécessaire pour que les décisions prises soient valides). Ces règles peuvent être fixées par la loi ou définies par les statuts.

Quelles sont les règles de sécurité à respecter pour le vote par correspondance ?

Tout comme l’organisation d’une assemblée générale à distance, le vote par correspondance n’est possible que si les statuts le prévoient. Même lorsque c’est le cas, la mise en place du vote à distance ou par correspondance répond à des exigences de sécurité bien spécifiques :

• La protection des données personnelles des participants, conformément au RGPD.
• La mise en place de garanties relatives à la sécurité des systèmes de vote par voie électronique et à la protection des informations personnelles des votants, comme l’impose la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

Il est donc nécessaire de disposer d’une solution numérique adaptée à l’organisation d’une assemblée générale à distance et d’un vote par voie électronique, comme l’est le système de vote en ligne conçu par eklesio.