Comment organiser un vote électronique au sein d’une association ?

Le mode de fonctionnement d’une association – en tant qu’organisation à but non lucratif – ne diffère pas de celui d’une société. Les décisions doivent être prises en assemblée générale qui permettent de rendre compte de l’activité globale. Il reste que les modalités d’organisation des associations sont essentiellement établies par ses statuts et donc finalement propres à chacune. A l’heure des relations à distance, il est intéressant de projeter les modalités d’une assemblée générale dématérialisée.

Quels sont donc les cas où une assemblée générale est obligatoire ? Comment organiser une assemblée générale d’association par voie électronique ? Quelle est la démarche à suivre pour éviter toute contestation ? Suivez le guide !

Dans quels cas une assemblée générale d’association est-elle obligatoire ?

La loi du 1er juillet 1901 (https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000497458/) régit le fonctionnement des associations. Elle reste vague concernant l’obligation de réunion des assemblées générales et s’en réfère essentiellement aux statuts. Ces derniers prévoient bien souvent a minima une assemblée générale annuelle à propos de l’approbation des comptes. Les assemblées générales permettent plus globalement de délibérer sur les sujets relatifs au bon fonctionnement de l’association.

On note que certaines situations imposent toutefois la tenue d’une assemblée générale :

• Une procédure de reconnaissance d’utilité publique
• L’acquisition de nouveaux biens
• La nécessite de statuer sur les biens de l’association en cas de dissolution
• L’approbation les comptes annuels de l’association (si elle est tenue d’établir des comptes annuels et de désigner au minimum un commissaire aux comptes)
• Une demande d’exonération de TVA (pour les services à caractère social, culturel, éducatif ou sportif)
• La modification des statuts
• La nomination ou la révocation d’un dirigeant de l’association
• L’exclusion d’un membre
• Les démarches d’une action en justice effectuées au nom de l’association

Quelles sont les formalités à respecter concernant une assemblée générale d’association ?

1. La convocation à l’assemblée générale d’association

Un membre de l’association est en charge de convoquer les membres de l’association de manière individuelle ou collective au minimum 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale.

La convocation doit obligatoirement comporter les mentions suivantes : l’heure, le lieu de l’assemblée, l’ordre du jour, la signature et le nom du signataire.

2. Les étapes d’une assemblée générale au sein d’une association

Dans le cas où les statuts prévoient un quorum, il est impératif de vérifier ce dernier s’il est atteint. Tous les sujets inscrits à l’ordre du jour doivent être débattus et votés pour permettre de clôturer l’assemblée générale. Le procès-verbal précisera les modalités de l’assemblée (visioconférence et vote électronique) et résumera les échanges, les décisions adoptées et les éventuels incidents techniques.

3. Les conditions de vote et de participation

L’outil de vote électronique doit respecter des règles de sécurité relatives au RGPD (Règlement Général de Protection des Données) et de conformité CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

Comment préparer une assemblée générale d’association par vote électronique ?

Les conditions requises pour le bon déroulement des élections d’association sont essentiellement statutaires et il vous revient d’effectuer quelques vérifications :

1. Vérifier les modalités statutaires :

Ils doivent notamment répondre à deux questions afin d’éviter les éventuelles confusions parmi les membres de l’association concernant le processus d’éligibilité. Elles sont enfin gage de crédibilité quant au droit de vote et donc à l’aspect démocratique de l’association.

• Comment voter ?

Certaines associations établissent que seul le vote en personne ou par procuration est valable. Le vote à distance est donc exclu, ce qui concerne aussi bien le vote par courrier que le vote électronique. Dans ce cas, vous devez procéder à un vote auprès de l’Assemblée Générale – voire ministériel si votre association est reconnue d’utilité publique – pour modifier les statuts et accorder le vote par correspondance. De fait, le vote par correspondance autorise l’association à procéder au vote électronique.

• Qui peut voter ?

Il est par exemple possible de conditionner le vote à la mise à jour des cotisations des membres ou à tout autre condition.

2. Informer les membres de l’association du mode électronique électoral

Les personnes concernées par le scrutin doivent être informés de la date à laquelle ces changements interviendront. A cet effet, un courrier d’information mentionnera explicitement les raisons du changement, les modalités de vote, l’outil utilisé ainsi que les dates de l’élection ainsi que la personne en charge de l’organisation électronique des élections.

Vos invitations peuvent être possiblement envoyées par email (si les statuts le permettent) Par la suite, chaque participant est invité à s’identifier en tant qu’électeur et devra suivre la procédure. Enfin, les participants peuvent voter en toute liberté durant l’ouverture de la période électorale.