Comment établir un PV d’assemblée générale d’association ?

Bien qu’elle ne constitue pas une obligation au regard de la loi 1901, la tenue d’une assemblée générale d’association (au moins annuelle) est le plus souvent prévue par les statuts… tout comme la rédaction, à cette occasion, d’un procès-verbal. Ce document revêt une grande importance pour le fonctionnement de la structure, car il sert à la fois de ressource informative (que les membres peuvent consulter à tout moment) et de preuve en cas de litige ultérieur (de par sa valeur juridique). Cela, à condition d’avoir été établi et signé dans le respect d’un certain formalisme.

Comment rédiger un PV d’assemblée générale d’association ? Qui s’en occupe, entre le président et le secrétaire ? Quelles mentions doit-il intégrer dans tous les cas de figure ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir.

Pourquoi (et dans quels cas) rédiger un procès-verbal d’assemblée d’association ?

La création d’un PV d’assemblée générale d’association permet à la structure de se conformer à l’obligation inscrite dans ses statuts ou dans son règlement intérieur. Ce n’est toutefois pas une obligation légale pour une association loi 1901, sauf dans trois cas particuliers : si celle-ci est reconnue d’utilité publique, si elle est soumise à l’impôt sur les sociétés, ou si elle est bénéficiaire d’un emprunt.

Néanmoins, il est recommandé d’établir un procès-verbal d’assemblée dans tous les cas de figure, eu égard à l’importance de ce document. C’est vrai pour une assemblée ordinaire (AGO) comme pour une assemblée extraordinaire (AGE). Cela, pour les trois raisons qui suivent.

Le PV permet d’enregistrer les décisions prises en séance

En effet, le procès-verbal donne une force exécutoire aux décisions prises durant la séance, concernant par exemple les comptes annuels, le bilan des activités de la structure, le renouvellement des pouvoirs des dirigeants, la nomination d’un nouveau président ou d’un nouveau secrétaire, les projets à venir, etc.

Le PV d’assemblée générale d’association est une source d’information

La mise à disposition de ce document permet aux membres, aux dirigeants et aux tiers d’accéder au résumé des débats et de consulter les décisions prises lors de la réunion de l’association (par exemple : l’approbation des comptes lors de l’assemblée ordinaire annuelle). Les membres absents et non représentés peuvent aussi s’informer sur ce qu’il s’est passé en séance.

En outre, le procès-verbal permet de suivre l’évolution des sujets abordés, de planifier les débats futurs, d’attester du bon fonctionnement de la structure, et de définir les futures actions à réaliser.

Le PV d’association revêt une valeur juridique

Le PV d’assemblée générale d’association se caractérise aussi par sa valeur juridique, contrairement au compte-rendu qui n’a qu’une valeur informative. En cas de conflit ultérieur, ou de litige entre les organes de direction et les membres, ce document peut faire office de preuve légale.

Enfin, en se référant au procès-verbal d’assemblée, n’importe quel adhérent ou membre du bureau (et même le président de l’association) peut demander l’annulation de l’assemblée, ou contester une résolution adoptée ou rejetée à cette occasion – voir, à ce propos, l’article « comment contester une AG d’association ».

Pour ces deux raisons, il est essentiel d’établir un PV d’assemblée générale d’association, mais aussi de le rédiger dans les formes afin qu’il soit parfaitement recevable d’un point de vue juridique en cas de conflit, et opposable à un tiers.

Comment rédiger un PV d’assemblée générale d’association ?

Lorsque la création de procès-verbaux d’association est prévue par les statuts ou par le règlement intérieur, ces documents de référence définissent également les modalités de rédaction à appliquer. Il est alors crucial de respecter ces règles, afin d’éviter qu’une irrégularité puisse être invoquée pour contester l’assemblée ordinaire ou extraordinaire.

La forme du procès-verbal

La responsabilité d’établir le PV d’assemblée générale d’association incombe le plus souvent au président de séance ou au secrétaire, qui se charge de sa rédaction et de sa diffusion. Cette clause doit être inscrite dans les statuts de l’association.

Le procès-verbal doit être dûment complété, daté et signé, puis classé et archivé. La retranscription des débats de la réunion et des résultats des votes en séance doit être aussi claire que possible. Enfin, il faut veiller à le rendre disponible aux membres de la structure et aux organes de direction, en version papier ou électronique.

Le contenu du PV d’assemblée générale d’association

Rédiger un procès-verbal d’assemblée suppose d’y intégrer un certain nombre d’éléments indispensables. Il ne s’agit pas de retranscrire l’intégralité de la réunion et des débats, mais de rapporter les points essentiels abordés en séance – en fonction de ce qui est prévu par les statuts de l’association. De manière générale, le PV doit contenir les informations suivantes :

• L’identité de la structure.
• La date, le lieu et la nature de l’assemblée (ordinaire ou extraordinaire).
• Le mode de convocation employé.
• Le nom et la qualité des membres présents et représentés (produire une feuille d’émargement permet de démontrer l’atteinte du quorum – voir, à ce propos, comment calculer le quorum d’une assemblée générale d’association).
• Le nom du président de l’association et du secrétaire de séance.
• La composition du bureau.
• Le nom du rédacteur du PV d’assemblée générale d’association.
• L’ordre du jour avec les différents points abordés.
• Le nom et la qualité des personnes présentes ou représentées s’il s’agit d’un organe restreint (bureau ou conseil d’administration).
• Le résumé des débats et des interventions notables, ainsi que les éventuels incidents qui ont pu se dérouler durant la séance.
• Le texte des résolutions soumises au vote, avec les résultats des scrutins et le détail des décisions prises par l’assemblée (préciser, à chaque fois, si une résolution a été adoptée ou rejetée, avec les résultats du vote).
• L’heure de clôture de la séance.
• Le nom et la qualité des signataires du procès-verbal (en général : le président avec, au moins, un autre administrateur). Dans le cas des structures reconnues d’utilité publique, les signataires sont forcément le président et le secrétaire (ou des membres de rang équivalent).

Il est possible d’annexer au PV d’assemblée générale d’association les documents soumis aux membres de la structure en amont de la réunion, ainsi qu’un résumé des interventions d’une moindre importance (opinions divergentes et discussions secondaires).