Comment choisir son prestataire de vote électronique ?

Le vote électronique offre de multiples avantages lors de l’organisation d’un scrutin interne : accessibilité du système de vote, facilité d’utilisation qui augmente le taux de participation des électeurs, échanges sécurisés tout au long du processus… La bonne nouvelle, c’est que la démocratisation des solutions permet à toutes les organisations de profiter de ces bénéfices, pour chaque type de scrutin (élections du CSE, prise de décision lors d’une assemblée générale en ligne, élection du conseil d’administration ou de surveillance, consultation des salariés, élections ordinales, etc.). Encore faut-il opter pour l’outil adapté, mais aussi pour le bon partenaire qui vous accompagnera dans la mise en place et dans la prise en main du logiciel. Comment choisir votre prestataire de vote électronique ?

Qu’est-ce que le vote électronique ?

La notion de « vote électronique » recouvre l’ensemble des solutions digitales qui permettent d’organiser un scrutin dématérialisé. Les participants peuvent ainsi exprimer leur voix par l’intermédiaire d’une application sécurisée, accessible depuis n’importe quel endroit à l’aide d’un ordinateur, d’un smartphone ou d’une tablette. Mais aussi en présentiel, par le biais d’une urne électronique (ou « machine à voter »), par exemple lors d’une assemblée générale.

De telles solutions sont proposées par des éditeurs qui développent des logiciels dédiés et accompagnent les utilisateurs. On parle alors de « prestataire de vote électronique ».

Le vote en ligne est-il autorisé au sein d’une organisation ?

Le recours à une solution de vote électronique en entreprise est prévu par la loi. Mais les conditions qui rendent possible son utilisation varient. Par exemple, la mise en place du vote électronique pour le CSE doit faire l’objet d’un accord d’entreprise (entre l’employeur et les organisations syndicales, ou à la suite d’une consultation des salariés) ou d’une décision unilatérale de l’employeur. Dans les deux cas, elle vaut également pour les élections partielles du CSE (Code du travail, article R2314-5).

En ce qui concerne les assemblées générales, c’est la loi NRE du 15 mai 2001, codifiée à l’article L225-107 II du Code de commerce, qui prévoit le recours à un prestataire de vote électronique pour les décisions prises en réunion. L’article R225-61 C impose aux sociétés qui offrent cette possibilité aux votants d’aménager un site web exclusivement consacré à cette fin, accessible à tous et toutes, et suffisamment sécurisé.

Quels sont les critères à considérer pour choisir son prestataire de vote électronique ?

De nombreuses solutions existent pour l’organisation d’un scrutin dématérialisé. Pour une entreprise, une association ou une administration, il est primordial de bien choisir son outil de vote électronique, mais aussi de se faire accompagner par un éditeur aguerri. Voici les critères à connaître pour sélectionner le prestataire de vote électronique adapté aux besoins de vos élections professionnelles ou de vos processus de prise de décision.

La fiabilité et l’expérience du prestataire de vote électronique

Le prestataire de vote électronique doit être un acteur reconnu du marché, expert dans son domaine. Il doit proposer une solution fiable, qui embarque toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour organiser vos scrutins et permettre à vos électeurs de s’exprimer en toute sécurité. Au moment de faire votre choix parmi les éditeurs et leurs solutions, il faut regarder de près…

• La réputation du prestataire de vote électronique.
• Son expérience dans le type de scrutin qui vous concerne (élection du comité social CSE, vote en AG, etc.).
• La qualité et le sérieux de l’accompagnement prodigué.
• Le détail de l’offre mise en avant.
• L’accessibilité du logiciel, condition sine qua non pour qu’il soit largement adopté par les électeurs, les participants aux AG, ou les salariés.

La conformité de la solution de vote électronique

Avant de choisir votre prestataire de vote électronique, assurez-vous de la conformité de la solution proposée. Celle-ci doit respecter les réglementations françaises et européennes concernant la sécurité et la confidentialité des données. Deux textes en particulier sont concernés :

• Au niveau européen, le règlement général sur la protection des données (RGPD) qui liste des exigences relatives au traitement des informations fournies par les utilisateurs sur les plateformes web.
• Au niveau national, la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL qui prescrit notamment l’authentification des électeurs, l’intégrité et la confidentialité des bulletins, et la sécurisation de la plateforme employée.

Il faut ensuite respecter les modalités de mise en place en fonction du scrutin, telles que fixées par le Code du travail, le Code de commerce ou le Code de la fonction publique. Ces modalités diffèrent selon que vous organisez un référendum ou une élection du CSE dans votre entreprise, par exemple.

La sécurisation du scrutin en ligne

C’est sans doute l’un des critères les plus importants lors du choix d’un prestataire de vote électronique : les garanties de sécurité offertes par la solution. En effet, il est indispensable d’assurer la sécurité du scrutin, la confidentialité des bulletins, ainsi que l’anonymat des électeurs. Lorsque toutes ces conditions sont respectées, l’expression d’une voix en ligne s’avère encore plus sécurisée qu’un vote papier.

Les enjeux de sécurité relatifs aux outils de scrutin en ligne sont définis dans la délibération de la CNIL citée plus haut. Pour garantir une protection optimale lors d’une élection ou d’un vote en AG, la solution doit faire l’objet d’une expertise indépendante et régulière.

Une solution qui couvre tout le processus de vote

La mise en place de la solution de vote au sein de l’organisation n’est qu’une partie de la problématique. Il est essentiel de sélectionner un prestataire de vote électronique qui prend en charge l’ensemble du processus. Votre solution doit intégrer des fonctionnalités comme…

• L’envoi des invitations ou des convocations aux participants (électeurs, actionnaires ou votants salariés).
• La communication autour du scrutin (affichage dans les locaux, envoi de SMS ou d’emails, etc.).
• La gestion en ligne des listes d’électeurs et de candidats, ainsi que l’édition des listes d’émargement.
• Le suivi en temps réel du taux de participation au scrutin et du quorum (ce dernier étant indispensable lors du vote pour les élections professionnelles du comité social CSE).
• Le dépouillement automatisé des bulletins.
• L’établissement automatisé des procès-verbaux que l’employeur doit transmettre aux autorités et aux salariés.
• L’accès à des rapports de synthèse.

Une solution qui s’adapte aux besoins de votre organisation

Enfin, un logiciel de vote électronique doit être capable de s’adapter aux besoins de votre entreprise. Cette flexibilité est cruciale, dans la mesure où chaque type de scrutin est différent : un vote en AG, une élection du CSE, des élections professionnelles dans la fonction publique ou une consultation des salariés ne répondent pas aux mêmes problématiques. Il faut donc pouvoir compter sur une méthodologie assez souple pour couvrir l’ensemble des situations, y compris, le cas échéant, la gestion des relations sociales et celle des ressources humaines.

Cette nécessité s’étend au mode d’expression des voix. Une solution pertinente se doit de prévoir différents modes de scrutin :

• Le vote électronique.
• Le vote papier (avec la garantie de l’intégrité des flux éditiques et l’examen automatisé des bulletins).
• Le vote mixte (ou multicanal), c’est-à-dire : au format papier ou en ligne, au choix de l’employeur ou des votants salariés.

Choisissez avec soin votre prestataire de vote électronique pour bénéficier d’une solution accessible, flexible, sécurisée et conforme, opérée par un expert.

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