Tout savoir sur le conseil d’administration d’une association

La loi de 1901, qui encadre juridiquement les associations à but non lucratif, laisse une certaine liberté aux membres pour organiser la direction de la structure.

Ainsi, ils peuvent mettre en place un conseil d’administration (CA) chargé de la gestion courante de l’association. Un tel organe est intéressant notamment pour faciliter les prises de décisions et les différents votes qui jalonnent la vie d’une association.

Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quel est le rôle du CA ? Comment rédiger le procès-verbal des réunions ? Faisons le point sur les règles encadrant le conseil d’administration d’une association.

Conseil d’administration : présentation de cette instance de direction

Le conseil d’administration est-il obligatoire dans les associations ?

Mettre en place un conseil d’administration dans une structure associative n’est pas une obligation légale. Elle peut fonctionner normalement et en toute légalité avec uniquement un président, un bureau et une assemblée générale.

Une exception cependant : certaines associations doivent respecter des statuts types leur imposant la mise en place d’un CA. C’est le cas, par exemple, des structures reconnues d’utilité publique.

En outre, même s’il n’est pas obligatoire, le conseil d’administration devient vite indispensable pour faciliter la gestion des associations les plus importantes en termes de taille. En effet, sans lui, les décisions passent forcément par une assemblée générale, ce qui peut s’avérer vite complexe à organiser.

Qui siège au conseil d’administration ?

La composition du CA et les modalités d’exercice de la fonction d’administrateur sont librement fixées dans les statuts de l’association. Ces derniers prévoient notamment :

• Les conditions requises pour devenir administrateur (durée d’adhésion, âge maximal, etc.). Précisons que les personnes morales peuvent également devenir administrateur en se faisant représenter par une personne physique aux réunions.
• La durée du mandat. L’idéal est de prévoir une durée moyenne, environ 3 ans, ce qui permet à l’organe d’être stable tout en restant actif et efficace. Si les statuts ne prévoient aucune durée de mandat, les administrateurs peuvent démissionner à tout moment.
• Les modalités de nomination (élection, membre de droit, cooptation…)

Bon à savoir : les administrateurs peuvent être révoqués en cours de mandat s’ils atteignent la limite d’âge éventuellement prévue aux statuts, s’ils représentent une personne morale en liquidation judiciaire, s’ils sont privés de leurs droits civiques ou font l’objet d’une mesure de protection des majeurs (tutelle, curatelle…).

Fonctionnement et pouvoirs du conseil d’administration

Les statuts précisent les conditions de fonctionnement du conseil d’administration (convocations, périodicité des réunions, modalités des votes) ainsi que ses pouvoirs.

À défaut de précision particulière, le CA est chargé de la gestion courante de l’association :

• Préparation et exécution du budget
• Ouverture des comptes bancaires
• Convocation des assemblées générales ordinaires et extraordinaires et détermination de l’ordre du jour
• Si l’association emploie du personnel salarié : décisions de recrutement ou de rupture de contrat
• Admission ou exclusion des adhérents
• Mise en œuvre de la politique décidée par l’AG
• Nomination et surveillance des membres du bureau
• Mise en place de délégation de signatures

À chaque réunion, une feuille de présence est signée par les dirigeants présents. Elle est ensuite annexée au procès-verbal.

Procès – verbal du CA : une rédaction facultative mais vivement conseillée

Utilité et valeur juridique du PV

Le procès-verbal est un document écrit retraçant avec précision le contenu de chaque réunion du conseil d’administration : questions, réponses, discussions, votes et décisions prises…

Les dirigeants peuvent ainsi s’appuyer sur ce compte rendu pour justifier telle décision ou répondre à une contestation. C’est un élément de preuve quant à la régularité des décisions prises.

S’il n’est pas légalement obligatoire, il reste donc vivement recommandé.

Le PV est un document interne. Il reste en principe au sein de l’association mais il peut parfois être communiqué à des tiers (par exemple à la banque pour valider une délégation de signature).

Comment le rédiger ?

Le procès-verbal est rédigé et signé par le secrétaire de séance. Il est également co-signé par le président de l’association (ou par un autre membre du CA désigné par les statuts).

En voici son contenu :

• Nom de l’association
• Date, lieu et heure de la réunion
• Dirigeants présents ou représentés
• Ordre du jour et liste des documents joints
• Résumé des échanges
• Texte des résolutions soumises au vote
• Modalités du vote, résultats et décisions adoptées (en mentionnant le détail des abstentions, votes blancs et nuls)
• Heure de fin de la réunion
• Nom de l’auteur du procès-verbal
• Signatures (secrétaire de séance et président de l’association)

Ce document doit être conservé au siège de l’association avec la feuille de présence signée par les participants.