Comment organiser une assemblée générale d’association ?

L’assemblée ordinaire d’une association loi 1901 se tient idéalement une fois par an. Bien qu’elle ne soit pas imposée par la loi, l’assemblée générale d’association constitue un moment clé de la vie d’une telle structure : c’est l’occasion, pour les membres et les dirigeants, de prendre des décisions ayant trait à son bon fonctionnement et à sa gestion courante. Les modalités d’organisation sont inscrites dans les statuts et couvrent l’ensemble des étapes de l’AGO, depuis la convocation jusqu’à la rédaction du procès-verbal, en passant par la préparation de l’ordre du jour, les règles de quorum et de majorité, et la solution de vote privilégiée. Découvrez comment organiser une assemblée générale d’association, point par point.

Pourquoi (et quand) faut-il convoquer une assemblée ordinaire d’association ?

La loi 1901 n’impose pas d’organiser une assemblée générale d’association. Cela devient néanmoins une obligation dès lors que la tenue d’une assemblée annuelle est inscrite dans les statuts de l’association ou, pour éviter toute contrainte (en particulier celle de devoir mettre à jour les statuts auprès de la préfecture au moindre changement), au sein de son règlement intérieur.

Il faut toutefois noter que, pour certaines structures, la tenue d’une telle réunion est obligatoire : les associations reconnues d’utilité publique, bénéficiant de subventions publiques, agréées par un ministère ou ayant une activité économique ; les associations dont au moins un dirigeant est rémunéré ; celles qui ont trait aux courses hippiques.

Assemblée ordinaire ou extraordinaire

L’assemblée ordinaire (AGO) est indispensable au bon fonctionnement de la structure. Il est nécessaire d’organiser une assemblée générale d’association au moins une fois par an, le plus souvent en début ou en fin d’année, pour…

• faire le point sur les activités de l’année écoulée,
• présenter les rapports de la direction (rapport moral du président, rapport financier du trésorier…),
• approuver les comptes annuels,
• décider des orientations pour l’année à venir.

La tenue d’une assemblée générale extraordinaire (AGE) répond à des impératifs différents. Elle peut être convoquée à tout moment, lorsque des décisions importantes et ponctuelles doivent être prises : modification des statuts, élection d’un nouveau président, dissolution de la structure, décision d’acquérir un bien immobilier ou de contracter un emprunt, etc.

Quelles sont les modalités pour organiser une assemblée générale d’association ?

Pour organiser une assemblée générale d’association, il faut se référer aux statuts ou au règlement intérieur. Il est donc essentiel, en amont, de rédiger ces règles avec rigueur, car elles auront un impact sur tous les aspects de la réunion. En outre, n’importe lequel des membres peut s’appuyer sur la constatation d’une irrégularité pour demander l’annulation de l’AG ou pour contester une décision prise à cette occasion.

Quelles sont les modalités d’organisation d’une assemblée ordinaire d’association dans la plupart des cas ?

Les personnes chargées de convoquer l’AGO

Le plus souvent, c’est un membre du bureau ou du conseil d’administration qui est chargé de convoquer et d’organiser l’assemblée générale d’association. Lorsque les statuts sont silencieux sur ce point, cette responsabilité incombe au président.

Les participants à l’assemblée d’association

De façon générale, tous les membres de l’association sont convoqués. Pour autant, les statuts ou le règlement intérieur peuvent prévoir des règles différentes, par exemple en excluant les personnes qui ne remplissent pas certaines conditions (membres honoraires, adhérents qui ne sont pas à jour de leurs cotisations, etc.).

Les membres qui ne peuvent pas être présents le jour de la réunion peuvent se faire représenter par des tiers, ou bien voter par correspondance (ou par voie électronique) si ce mode de scrutin est prévu.

De plus, les associations qui ont nommé un commissaire aux comptes ont tout intérêt à le convoquer aux assemblées.

La convocation à l’assemblée

La convocation est indispensable pour organiser une assemblée générale d’association. Les statuts sont susceptibles de définir des règles concernant les délais de transmission des convocations, le mode d’envoi privilégié, et les informations à intégrer dans le document.

Par convention, on considère que la convocation doit parvenir aux membres participants entre 15 jours et 1 mois avant la date prévue. Cela laisse le temps de prendre connaissance de l’ordre du jour et d’étudier les documents joints (rapport financier, rapport moral, présentation des nouvelles activités, etc.).

La transmission de la convocation peut se faire par courrier postal, par voie électronique, via une publication sur le site web de l’association (ou sur ses réseaux sociaux), ou encore par le biais d’un affichage dans les locaux.

Les informations suivantes doivent apparaître dans la convocation :

• Identité de la structure
• Date de la convocation
• Date, lieu et heure de la réunion (même si l’AG se déroule en ligne)
• Ordre du jour (la liste des sujets à aborder en séance, les assemblées ne pouvant délibérer que sur les points inscrits à l’ordre du jour).
• Personne ou organe chargé(e) d’organiser l’assemblée générale d’association
• Nom et signataire de la personne qui rédige la convocation

Le déroulement de l’assemblée d’association

Bien organiser l’assemblée générale d’association, c’est aussi veiller à ce qu’elle se déroule dans les règles. Voici les étapes essentielles qui doivent marquer le déroulement d’une réunion :

• L’émargement des membres participants, indispensable pour savoir si le quorum est atteint (à défaut de quorum, l’AG ne peut pas se tenir).
• L’élection d’un président de séance et la désignation d’un secrétaire, lorsque les statuts ne disent rien à ce sujet.
• La lecture de l’ordre du jour de l’assemblée.
• La répartition des prises de parole tout au long de la séance, en prévoyant des fenêtres pour les interventions (par exemple, entre chaque point inscrit à l’ordre du jour).
• La préparation des sessions de vote.
• Le traitement de l’ensemble des points à l’ordre du jour.
• La rédaction du procès-verbal.
• La clôture de la séance.

La tenue du vote

Lors d’une assemblée ordinaire, les membres de l’association sont amenés à s’exprimer au sujet des résolutions qui leur sont présentées. Les membres présents ou représentés peuvent voter à main levée ou à bulletin secret, selon ce que prévoient les statuts. Les membres absents ou non représentés peuvent participer au vote à distance (par correspondance ou via une solution de vote électronique) dès lors que cette possibilité est inscrite dans les statuts de l’association.

Concernant le déroulement du vote, les statuts indiquent aussi…

• Les règles de quorum et de majorité.
• Le nombre de voix dont disposent les membres de l’association.
• Les bases de calcul de la majorité (par exemple : seuls les membres présents et représentés sont pris en compte, ou seuls les adhérents actifs, etc.).

Les résultats sont proclamés par le bureau et toutes les décisions prises lors de l’assemblée d’association loi 1901 sont dûment notées dans le procès-verbal.

La rédaction du procès-verbal d’AGO

Organiser une assemblée générale d’association en revient aussi à prévoir la création d’un procès-verbal complet et conforme aux modalités fixées dans les statuts. Là encore, la loi n’impose pas d’établir un 
PV d’assemblée générale d’association, sauf dans trois cas de figure : pour les associations reconnues d’utilité publique, soumises à l’impôt sur les sociétés, ou ayant contracté un emprunt.

C’est d’autant plus important que le procès-verbal constitue à la fois un document de référence (il résume les débats ainsi que les interventions notables, et liste les décisions prises en séance) et un support légal en cas de litige ultérieur.

Vous disposez désormais de tous les éléments pour organiser une assemblée générale d’association conforme. Pensez à bien rédiger les statuts en amont pour que les règles d’organisation soient clairement définies.