L’organisation de la réunion du conseil d’administration

I – La convocation des administrateurs au conseil d’administration

– La périodicité de la convocation du conseil d’administration

Art. L. 225-36-1 C. com.

Créé par Loi n°2001-420 du 15 mai 2001 – art. 106

« Les statuts de la société déterminent les règles relatives à la convocation et aux délibérations du conseil d’administration.
Lorsqu’il ne s’est pas réuni depuis plus de deux mois, le tiers au moins des membres du conseil d’administration peut demander au président de convoquer celui-ci sur un ordre du jour déterminé.
Le directeur général peut également demander au président de convoquer le conseil d’administration sur un ordre du jour déterminé.
Le président est lié par les demandes qui lui sont adressées en vertu des deux alinéas précédents ».

La périodicité des réunions du conseil d’administration dépend de la taille des entreprises concernées.

Ainsi, dans les petites sociétés anonymes, le conseil peut se réunir seulement une fois par an alors que dans les sociétés plus importantes les réunions peuvent avoir lieu de manière bimestrielle.

A priori, les statuts fixent les règles de fonctionnement du conseil d’administration, notamment, les règles de convocation du conseil d’administration.

L’initiative des convocations revient au président.

Toutefois, aux termes de l’article L. 225-36-1 du Code de commerce le président peut être contraint de convoquer le conseil d’administration dans deux hypothèses :

• « Lorsqu’il ne s’est pas réuni depuis plus de deux mois, le tiers au moins des membres du conseil d’administration peut demander au président de convoquer celui-ci sur un ordre du jour déterminé ».
• lorsque le directeur général demande au président du conseil d’administration la convocation d’une réunion.

– La forme de la convocation

La convocation des administrateurs se fait généralement par simples lettres missives.

Elle peut être faite par tout écrit.

Egalement, la convocation à la réunion du conseil d’administration peut avoir lieu par courrier électronique.

Art. R.225-63 C. com.

« Les sociétés qui entendent recourir à la télécommunication électronique en lieu et place d’un envoi postal pour satisfaire aux formalités prévues aux articles R. 225-67, R. 225-68, R. 225-72, R. 225-74 et R. 225-88 recueillent au préalable par écrit l’accord des actionnaires intéressés qui indiquent leur adresse électronique. Ces derniers peuvent à tout moment demander expressément à la société par lettre recommandée avec demande d’avis de réception que le moyen de télécommunication susmentionné soit remplacé à l’avenir par un envoi postal ».

Les convocations doivent être adressées obligatoirement à tous les membres du conseil et l’expédition de celles-ci doit être faite dans un délai suffisant pour permettre la présence de tous les membres à la réunion.

Il est à noter que le conseil d’administration peut se réunir en dehors de toute convocation formelle lorsque la périodicité des réunions du conseil d’administration est connue de tous les administrateurs ou lorsque la convocation est verbale dans la mesure où l’auteur de la convocation s’assure de la présence effective de tous les membres à la réunion du conseil d’administration.

– La détermination de l’ordre du jour

L’ordre du jour n’est pas déterminé par avance sauf dans l’hypothèse où les statuts imposent sa détermination préalable ou lorsque la convocation émane des administrateurs.

Bien que ni la loi, ni les statuts n’exigent qu’un ordre du jour soit déterminé au préalable, il est toutefois préférable que l’auteur de la convocation adresse un ordre du jour aux administrateurs préalablement à la tenue de la réunion du conseil d’administration.

Ainsi, le bon fonctionnement du conseil d’administration implique que les administrateurs convoqués à la réunion de conseil soient au moins sommairement informés des points évoqués lors de la réunion pour décider de s’y rendre ou pas.

II – La tenue de la réunion du conseil d’administration

– La forme de la réunion du conseil d’administration

A priori la réunion du conseil d’administration a lieu au siège social. Toutefois, il n’existe aucune obligation à ce que la réunion du conseil d’administration ait lieu au siège social de la société. La réunion du conseil peut avoir lieu dans un autre local ou une autre ville.

– Le recours à la visioconférence pour la tenue de la réunion du conseil d’administration

Par ailleurs, la loi NRE de 2001 a introduit un nouveau dispositif de réunion du conseil d’administration par visioconférence pour permettre aux administrateurs ne pouvant se rendre sur les lieux de la réunion de participer de manière effective aux débats du conseil et au vote des points inscrits à l’ordre du jour.

La participation à la réunion du conseil d’administration par visioconférence tend à faciliter la réalisation du quorum et ainsi s’assurer que les administrateurs puissent délibérer valablement.

Art. L. 225-37 al. 3 C. com.

Modifié par Loi n°2011-103 du 27 janvier 2011 – art. 1

« Sauf lorsque le conseil est réuni pour procéder aux opérations visées aux articles L. 232-1 et L. 233-16 et sauf disposition contraire des statuts, le règlement intérieur peut prévoir que sont réputés présents, pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective, dont la nature et les conditions d’application sont déterminées par décret en Conseil d’Etat. Les statuts peuvent limiter la nature des décisions pouvant être prises lors d’une réunion tenue dans ces conditions et prévoir un droit d’opposition au profit d’un nombre déterminé d’administrateurs ».

L’article R.225-21 du Code de commerce issu de la recodification de l’article 84-1 du décret n°67-236 du 23 mars 1967 sur les sociétés commerciales précise les modalités de mise en place de la visioconférence.

Art. R.225-21 C. com.

« Afin de garantir, conformément aux dispositions du troisième alinéa de l’article L. 225-37, l’identification et la participation effective à la réunion du conseil des administrateurs y participant par des moyens de visioconférence ou de télécommunication, ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations ».

– Les limites au recours à la visioconférence prévue par la loi ou les statuts

Le recours à la visioconférence connaît un certain nombre d’aménagements.

Il existe des exceptions légales au recours à la visioconférence qui sont posées : le conseil doit se réunir en personne au moins une fois par an pour l’examen des comptes annuels (art L.232-1 C. com.) et des comptes consolidés (art L.233-16 C. com).

Il est à noter que les exceptions relatives à la nomination et la révocation du président du conseil d’administration et la nomination et la révocation du directeur général ont été supprimées.

Par ailleurs, les statuts peuvent s’opposer à l’usage de la visioconférence. Ils peuvent également « limiter la nature des décisions pouvant être prises lors d’une réunion tenue dans ces conditions et prévoir un droit d’opposition au profit d’un nombre déterminé d’administrateurs » comme le prévoit l’article L. 225-37 alinéa 3 du Code de commerce.

III – Le vote des administrateurs

– Quorum et majorité

L’article L.225-37 alinéa 1 du Code de commerce fixe un quorum de moitié pour que le conseil d’administration puisse délibérer valablement. Il dispose que « Le conseil d’administration ne délibère valablement que si la moitié au moins de ses membres sont présents. Toute clause contraire est réputée non écrite ».

L’article L.225-37 alinéa 2 précise que les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Il dispose qu’« A moins que les statuts ne prévoient une majorité plus forte, les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés ».

Ainsi, les statuts peuvent imposer une majorité plus forte ou même l’unanimité mais ils ne peuvent pas prévoir un seuil inférieur à la majorité.
Par la mise en place de la visioconférence lors des réunions du conseil d’administration, l’article L.225-37 alinéa 3 vise à faciliter la réalisation du quorum et donc à satisfaire la règle majoritaire pour l’adoption des décisions du conseil d’administration.
« Sauf lorsque le conseil est réuni pour procéder aux opérations visées aux articles L. 232-1 et L. 233-16 et sauf disposition contraire des statuts, le règlement intérieur peut prévoir que sont réputés présents, pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence (…) ».

– Le vote électronique de l’administrateur en visioconférence

Contrairement aux dispositions relatives à l’assemblée générale, la loi n’a pas expressément prévu le recours au vote électronique pour le conseil d’administration.

Art. R.225-61 C. com.

« Les sociétés dont les statuts permettent aux actionnaires de voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication aménagent un site exclusivement consacré à ces fins ».

Aux termes de l’article L.225-40 du Code de commerce, un administrateur ne peut pas prendre part au vote d’une résolution tendant à autoriser une opération dans laquelle il a un intérêt direct ou indirect.

Dans cette hypothèse, il s’agit des conventions réglementées soumises à l’autorisation préalable du conseil d’administration (art. L.225-38 C. com.).

Dans le cadre d’une convention réglementée, l’administrateur ne peut pas voter au sein de l’assemblée générale en tant qu’actionnaire.

Art. L.225-40 C. com.

Modifié par Loi n°2001-420 du 15 mai 2001 – art. 111

« L’intéressé est tenu d’informer le conseil, dès qu’il a connaissance d’une convention à laquelle l’article L. 225-38 est applicable. Il ne peut prendre part au vote sur l’autorisation sollicitée.
Le président du conseil d’administration donne avis aux commissaires aux comptes de toutes les conventions autorisées et soumet celles-ci à l’approbation de l’assemblée générale.
Les commissaires aux comptes présentent, sur ces conventions, un rapport spécial à l’assemblée, qui statue sur ce rapport.
L’intéressé ne peut pas prendre part au vote et ses actions ne sont pas prises en compte pour le calcul du quorum et de la majorité ».