Vote au sein de l’assemblée générale de la mutuelle

I – La convocation de l’assemblée générale

Selon l’article L. 114-8 du Code de la mutualité, les membres de la mutuelle se réunissent en assemblée générale au moins une fois par an.

La réunion du conseil d’administration a lieu sur convocation de l’assemblée générale.

Hormis cette réunion annuelle de l’assemblée générale, d’autres réunions de l’assemblée générale peuvent être organisées. Ainsi, le conseil d’administration peut convoquer l’assemblée générale à tout moment.

Selon l’alinéa 3 de l’article L. 114-8 du Code de la mutualité, à défaut de convocation de l’assemblée générale, tout membre de l’organisme mutualiste peut saisir le président du tribunal d’instance afin que celui-ci, statuant en référé, décide d’enjoindre le conseil d’administration de convoquer l’assemblée générale.

Art. L114-8 C. mut.

Modifié par Ordonnance n°2015-378 du 2 avril 2015 – art. 13

« I. – Les membres des mutuelles, unions et fédérations se réunissent en assemblée générale au moins une fois par an, sur convocation du président du conseil d’administration. A défaut d’une telle convocation, le président du tribunal de grande instance, statuant en référé, peut, à la demande de tout membre de l’organisme, enjoindre sous astreinte aux membres du conseil d’administration de convoquer cette assemblée ou désigner un mandataire chargé de procéder à cette convocation.
L’assemblée générale peut également être convoquée par :
1° La majorité des administrateurs composant le conseil ;
2° Les commissaires aux comptes ;
3° L’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution, d’office ou à la demande d’un membre participant ;
4° Un administrateur provisoire nommé par l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution, à la demande d’un ou plusieurs membres participants ;
5° Les liquidateurs.
A défaut d’une telle convocation, le président du tribunal de grande instance, statuant en référé, peut, à la demande de tout membre de l’organisme, enjoindre sous astreinte aux membres du conseil d’administration de convoquer cette assemblée ou désigner un mandataire chargé de procéder à cette convocation.
II. – La convocation des assemblées générales est faite dans les conditions et délais fixés par décret.
III. – L’ordre du jour de l’assemblée est arrêté par l’auteur de la convocation. Toutefois, les membres participants ou les délégués, selon la composition de l’assemblée générale, peuvent, dans des conditions déterminées par décret, requérir l’inscription à l’ordre du jour de projets de résolution.
L’assemblée ne peut délibérer que sur une question inscrite à l’ordre du jour. Néanmoins, elle peut en toutes circonstances révoquer un ou plusieurs membres du conseil d’administration et procéder à leur remplacement. Elle prend, en outre, en toutes circonstances, les mesures visant à sauvegarder l’équilibre financier et à respecter les règles prudentielles prévues par le présent code ».

– Information de la tenue de la réunion de l’assemblée générale

Les délégués de sociétaires peuvent faire la demande d’être informés de la réunion de chaque assemblée générale par courrier dans le délai imparti pour convoquer l’assemblée générale.

Il est à noter que le délégué sociétaire peut prendre connaissance, dans les quinze jours précédant la réunion de l’assemblée générale, d’un certain nombre de documents qui peuvent lui être communiqués à sa demande.

Art. R. 322-61 C. assur.

Modifié par Décret n°2005-7 du 3 janvier 2005 – art. 1 JORF 7 janvier 2005

« Tout sociétaire peut, dans les quinze jours qui précèdent la réunion d’une assemblée générale, prendre, au siège social, communication par lui-même ou par un mandataire, du bilan, du compte d’exploitation générale et du compte général de pertes et profits qui seront présentés à l’assemblée générale ainsi que tous les documents qui doivent être communiqués à l’assemblée ».

– La date et le contenu de la convocation

Il revient aux statuts de déterminer les modalités de convocation de l’assemblée générale.

La convocation à l’assemblée générale de la mutuelle doit faire l’objet d’une inscription dans un journal d’annonces légales du département dans lequel se trouve le siège social de la mutuelle.

Aux termes de l’article R. 322-59 du Code des assurances, la convocation à l’assemblée générale doit être faite quinze jours précédant la date fixée pour la tenue de l’assemblée générale.

Art. R. 322-59 C. assur.

Modifié par Décret n°2005-7 du 3 janvier 2005 – art. 1 JORF 7 janvier 2005
Modifié par Décret n°2005-7 du 3 janvier 2005 – art. 3 JORF 7 janvier 2005

« Les statuts indiquent les conditions dans lesquelles est faite la convocation aux assemblées générales : cette convocation doit faire l’objet d’une insertion dans un journal habilité à recevoir les annonces légales dans le département du siège social et précéder de quinze jours au moins la date fixée pour la réunion de l’assemblée.
La convocation doit mentionner l’ordre du jour ; l’assemblée ne peut délibérer que sur les questions figurant à cet ordre du jour.
L’ordre du jour ne peut contenir que les propositions du conseil d’administration, du directoire ou du conseil de surveillance et celles qui lui auront été communiquées vingt jours au moins avant la réunion de l’assemblée générale avec la signature d’un dixième des sociétaires au moins, ou de cent sociétaires si le dixième est supérieur à cent.
Tous les sociétaires qui en auront fait la demande devront être informés de la réunion de chaque assemblée générale par une lettre affranchie à leurs frais et expédiée dans le délai imparti pour la convocation de cette assemblée ».

Par ailleurs, la convocation doit mentionner l’ordre du jour afin que l’assemblée générale puisse valablement délibérer sur les points inscrits à l’ordre du jour.

Art. R. 115-4 C. assur.

Modifié par Décret n°2015-513 du 7 mai 2015 – art. 13

« I.-Il est tenu chaque année au moins une assemblée générale dans les conditions prévues par les statuts. A cette assemblée sont présentés par le conseil d’administration le bilan, le compte de résultat et l’annexe de l’exercice écoulé.
II.-1° La convocation à l’assemblée générale doit être faite par lettre recommandée adressée aux organismes affiliés, quinze jours au moins avant la date fixée pour la réunion de l’assemblée, en mentionnant l’ordre du jour ; l’assemblée ne peut délibérer que sur les questions figurant à cet ordre du jour.
2° L’ordre du jour comporte les propositions du conseil d’administration et celles qui lui auront été communiquées par tout organisme affilié vingt jours au moins avant la réunion de l’assemblée générale ».

– L’ordre du jour de l’assemblée générale

Art. L. 114-8 III C. mut.

Modifié par Ordonnance n°2015-378 du 2 avril 2015 – art. 13

« III. – L’ordre du jour de l’assemblée est arrêté par l’auteur de la convocation. Toutefois, les membres participants ou les délégués, selon la composition de l’assemblée générale, peuvent, dans des conditions déterminées par décret, requérir l’inscription à l’ordre du jour de projets de résolution.
L’assemblée ne peut délibérer que sur une question inscrite à l’ordre du jour. Néanmoins, elle peut en toutes circonstances révoquer un ou plusieurs membres du conseil d’administration et procéder à leur remplacement. Elle prend, en outre, en toutes circonstances, les mesures visant à sauvegarder l’équilibre financier et à respecter les règles prudentielles prévues par le présent code ».

II -La tenue de l’assemblée générale des sociétaires

– Les documents et informations à communiquer aux sociétaires avant la tenue de l’assemblée générale

Afin de pouvoir délibérer valablement au cours de l’assemblée générale, il est prévu que certains documents soient communiqués aux membres de l’assemblée générale avant la tenue de celle-ci.

A défaut d’une communication régulière de ces documents aux membres de l’assemblée générale, le président du tribunal de grande instance peut enjoindre aux membres du conseil d’administration de la mutuelle de les communiquer.

Egalement, le juge peut désigner un mandataire chargé de procéder à la communication de ces documents et éventuellement de reporter la date de la réunion de l’assemblée générale.

Art. L. 114-14 C. mut.

« La liste et les modalités de mise à disposition des documents dont les membres composant l’assemblée générale doivent disposer avant celle-ci sont fixées par arrêté du ministre chargé de la mutualité.
A défaut de communication des documents prévus à l’alinéa précédent, le président du tribunal de grande instance, statuant en référé, peut enjoindre sous astreinte aux membres du conseil d’administration de les communiquer ou désigner un mandataire chargé de procéder à cette communication et, le cas échéant, de reporter la date de l’assemblée générale ».

Parmi ces documents, la mutuelle doit communiquer les comptes annuels à tout individu qui en fait la demande.

Art. L. 114-15 C. mut.

Modifié par Loi n°2005-1564 du 15 décembre 2005 – art. 14 (V) JORF 16 décembre 2005

« Les comptes annuels sont communiqués par les mutuelles, unions et fédérations à toute personne qui en fait la demande, dans des conditions fixées par arrêté du ministre chargé de la mutualité. Cet arrêté définit les états, tableaux et documents transmis à l’Autorité de contrôle mentionnée à l’article L. 510-1, qui sont communiqués en réponse à une telle demande.
Lorsqu’une mutuelle, une union ou une fédération refuse communication en tout ou partie des documents demandés au titre de l’alinéa précédent, le président du tribunal de grande instance statuant en référé peut, à la demande de la personne concernée, ordonner à la mutuelle, union ou fédération, sous astreinte, de lui communiquer ces documents ».

– La représentation d’un délégué sociétaire à l’assemblée générale par un autre délégué sociétaire ou un tiers

Lors de l’assemblée générale, un délégué sociétaire peut se faire représenter par un autre délégué sociétaire voire un tiers.

Le mandataire qui reçoit le pouvoir du délégué sociétaire doit être membre de l’assemblée générale.

Les statuts doivent également fixer le nombre maximal de pouvoirs qui peuvent être confiés à un même mandataire qui ne peut être supérieur à cinq.

Toutefois, ce nombre maximal de mandats prévu par la loi peut être augmenté afin que la réalisation du quorum nécessaire à la délibération de l’assemblée générale n’entraîne pas une délégation de pouvoir des sociétaires à plus de cents mandataires.

Art. R. 322-58 al. 4 à 7 C. assur.

Modifié par Ordonnance 2000-912 2000-09-18 art. 4 JORF 21 septembre 2000
Modifié par Décret n°2005-7 du 3 janvier 2005 – art. 1 JORF 7 janvier 2005

« Tout membre de l’assemblée générale peut s’y faire représenter par un autre sociétaire ou, si les statuts le permettent, par un tiers. Les statuts peuvent interdire de confier ce mandat à une personne employée par la société ; ils doivent fixer le nombre maximal de pouvoirs susceptibles d’être confiés à un même mandataire, sans que ce nombre puisse être supérieur à cinq.
Toutefois, ce nombre peut être augmenté dans la mesure nécessaire, pour que la réalisation du quorum réglementaire le plus faible ne nécessite pas la présence effective de plus de cent mandataires.
Les statuts doivent alors indiquer le montant maximal de pouvoirs susceptibles d’être confiés à un même mandataire au-delà des cinq mandats réglementaires.
Le sociétaire ou le tiers porteur de pouvoirs doit les déposer au siège de la société et les y faire enregistrer cinq jours au moins avant la réunion de l’assemblée générale, faute de quoi ces pouvoirs sont nuls et de nul effet ».

Il est à préciser que le mandat donné par le délégué sociétaire mandant ne vaut qu’une pour une seule assemblée.

Toutefois, des exceptions peuvent déroger à cette règle.

Ainsi, le mandat donné pour une assemblée reste le même si la tenue d’une autre assemblée lors d’une seconde convocation conserve le même ordre du jour.

Art. R. 114-2 al.5 C. mut.

Créé par Décret n°2002-1382 du 21 novembre 2002 – art. 1 JORF 28 novembre 2002
Créé par Décret n°2002-1382 du 21 novembre 2002 – art. 2 JORF 28 novembre 2002

« Le mandat est donné pour une seule assemblée, sauf dans les deux cas suivants :
a) Un mandat peut être donné pour deux assemblées tenues le même jour ou dans un délai d’un mois, lorsque l’une se réunit pour exercer les attributions visées au I de l’article L. 114-12 et l’autre pour exercer les attributions visées au II du même article ;
b) Un mandat donné pour une assemblée vaut pour les assemblées tenues sur deuxième convocation avec le même ordre du jour ».

III – La compétence de l’assemblée générale pour l’élection des membres du conseil d’administration

L’assemblée générale est l’organe délibérant souverain de la mutuelle compétent pour l’élection des membres du conseil d’administration et leur révocation. L’ensemble des décisions prises par la mutuelle s’imposent à tous les adhérents du groupement mutualiste.

Art. L. 114-9 C. mut.

Modifié par Ordonnance n°2015-378 du 2 avril 2015 – art. 13

« L’assemblée générale de la mutuelle ou de l’union procède à l’élection des membres du conseil d’administration et, le cas échéant, à leur révocation. Par dérogation à l’article L. 114-18, l’assemblée générale peut procéder directement à l’élection du président de la mutuelle ou de l’union ».

IV – Les modalités de vote de l’assemblée générale

– La voix du sociétaire à l’assemblée générale de la mutuelle

Le délégué sociétaire dispose d’une seule voix lors de l’assemblée générale sans qu’il puisse être dérogé à cette règle par les statuts.

Art. L. 114-6 C. mut.

« Chaque membre d’une mutuelle dispose d’une voix à l’assemblée générale. Pour les assemblées générales constituées de délégués des sections, les statuts peuvent prévoir que chaque délégué élu par la section dispose d’une seule voix à l’assemblée générale, ou que le délégué unique élu par la section dispose, dans les votes à l’assemblée générale, d’un nombre de voix égal au nombre de membres de la section ».

– Le quorum nécessaire à la délibération de l’assemblée générale et l’adoption des résolutions à la majorité des voix

Lorsqu’un projet de résolution porte sur l’un des thèmes prévus à l’article L. 114-12 alinéa 1 du Code de la mutualité, notamment la modification des statuts, les activités exercées, les montants ou taux de cotisation des opérations individuelles, le transfert de portefeuille, les principes directeurs en matière de réassurance, les règles générales en matière d’opérations collectives la fusion, la scission, la dissolution ou la création d’une mutuelle ou d’une union, l’assemblée générale délibère valablement si le nombre de membres présents ou représentés ou votant par correspondance est au moins égal à la moitié du total des membres.

Dans le cas où le quorum prévu n’est pas atteint lors de la première assemblée, une seconde assemblée générale est convoquée. Cette seconde assemblée délibère valablement si le nombre de membres présents ou représentés ou votant par correspondance atteint le quart du total des membres.

Pour ce type de résolution prévu à l’article L. 114-12 alinéa 1 du Code de la mutualité, les projets de résolutions sont adoptés à la majorité des deux tiers présents des délégués sociétaires présents ou représentés ou des suffrages exprimés selon les modalités des statuts.

Lorsqu’un projet de résolution porte sur un tout autre thème que ceux prévus au I de l’article L.114-12 du Code de la mutualité, l’assemblée générale délibère valablement si le quorum atteint au moins le quart du total des délégués sociétaires présents.

Dans le cas où le quorum prévu n’est pas atteint lors de la première assemblée, une seconde assemblée générale est convoquée. Cette seconde assemblée délibère valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés ou votant par correspondance.

Les projets de résolutions sont adoptés à la majorité simple des membres ou à la majorité des suffrages exprimés, selon les modalités fixées par les statuts.

Art. L. 114-12 C. mut.

Modifié par Loi n°2014-856 du 31 juillet 2014 – art. 53

« I.-Lorsqu’elle se prononce sur la modification des statuts, les activités exercées, les montants ou taux de cotisation des opérations individuelles mentionnées au II de l’article L. 221-2, la délégation de pouvoir prévue à l’article L. 114-11, les prestations offertes dans le cadre des opérations individuelles mentionnées au II de l’article L. 221-2, le transfert de portefeuille, les principes directeurs en matière de réassurance, les règles générales en matière d’opérations collectives la fusion, la scission, la dissolution ou la création d’une mutuelle ou d’une union, l’assemblée générale des mutuelles, unions et fédérations ne délibère valablement que si le nombre de ses membres présents, représentés ou ayant fait usage de la faculté de vote par correspondance dans les conditions prévues par l’article L. 114-13, est au moins égal à la moitié du total des membres.
Si, lors de la première convocation, l’assemblée générale n’a pas réuni le quorum fixé à l’alinéa précédent, une seconde assemblée générale peut être convoquée qui délibère valablement si le nombre de ses membres présents, représentés ou ayant fait usage de la faculté de vote par correspondance dans les conditions prévues par l’article L. 114-13, représente au moins le quart du total des membres. Les décisions sont adoptées à la majorité des deux tiers des membres présents et représentés ou des suffrages exprimés, selon les modalités fixées par les statuts.
II.-Pour l’exercice des attributions autres que celles mentionnées au I du présent article, l’assemblée générale ne délibère valablement que si le nombre de ses membres présents, représentés ou ayant fait usage de la faculté de vote par correspondance dans les conditions prévues par l’article L. 114-13, est au moins égal au quart du total des membres.
Si, lors de la première convocation, l’assemblée générale n’a pas réuni le quorum fixé à l’alinéa précédent, une seconde assemblée générale peut être convoquée qui délibère valablement quel que soit le nombre de ses membres présents, représentés ou ayant fait usage de la faculté de vote par correspondance dans les conditions prévues par l’article L. 114-13.
Exception faite des modifications statutaires qui sont adoptées à la majorité des deux tiers des membres, les décisions sont adoptées à la majorité simple des membres, ou des suffrages exprimés, selon les modalités fixées par les statuts ».

V – Les modes de scrutin pour les délégués de sociétaires de l’assemblée générale

Art. L. 114-13 C. com.

Modifié par Loi n°2008-776 du 4 août 2008 – art. 169

« Tout membre de l’assemblée générale autre que les délégués peut voter par procuration ou par correspondance selon des modalités définies par décret en Conseil d’Etat.
Les statuts peuvent, dans les conditions qu’ils définissent, autoriser les délégués à voter par procuration ».

– Le vote par procuration

A compter de la date de convocation de l’assemblée générale, un formulaire de vote par procuration peut être proposé aux délégués sociétaires mais ceux-ci peuvent également en faire la demande auprès de la société.

Toutefois, la demande d’un formulaire de vote par procuration doit être faite au plus tard six jours ouvrables avant la tenue de l’assemblée générale.

Il est précisé que le formulaire de vote par procuration adressé aux délégués sociétaires de l’assemblée générale doit être accompagné du texte des projets de résolutions proposés auquel est joint un exposé des motifs.

Art. R. 114-2 C. mut.

Créé par Décret n°2002-1382 du 21 novembre 2002 – art. 1 JORF 28 novembre 2002
Créé par Décret n°2002-1382 du 21 novembre 2002 – art. 2 JORF 28 novembre 2002

« A compter de la date de la convocation de l’assemblée générale, une formule de vote par procuration doit être remise ou adressée aux frais de l’organisme à tout membre qui en fait la demande. La mutuelle doit faire droit à toute demande déposée ou reçue au siège social au plus tard six jours ouvrables avant la date de la réunion.
A toute formule de vote par procuration, adressée aux membres de l’assemblée par l’organisme, doit être joint le texte des résolutions proposées accompagné d’un exposé des motifs.
Les membres de l’assemblée générale qui votent par procuration doivent signer la procuration et indiquer leurs nom, prénom usuel et domicile ainsi que les noms, prénom usuel et domicile de leur mandataire. Ils doivent adresser la procuration à leur mandataire.
Le ou la mandataire doit être membre de l’assemblée générale de la mutuelle.
Le mandat est donné pour une seule assemblée, sauf dans les deux cas suivants :
a) Un mandat peut être donné pour deux assemblées tenues le même jour ou dans un délai d’un mois, lorsque l’une se réunit pour exercer les attributions visées au I de l’article L. 114-12 et l’autre pour exercer les attributions visées au II du même article ;
b) Un mandat donné pour une assemblée vaut pour les assemblées tenues sur deuxième convocation avec le même ordre du jour ».

Il est à noter que dans le cas où un sociétaire membre de l’assemblée générale aurait donné procuration pour être représenter mais sans désigner précisément un mandataire, il revient alors au président de cette assemblée de voter favorablement aux projets de résolutions présentés ou agréés par le conseil d’administration et de rejeter tous les autres projets de résolutions.

Ainsi, si le sociétaire souhaite un vote différent de celui proposé par le président de l’assemblée générale, il doit nommément désigner un mandataire afin que celui-ci procède au vote dans le sens qu’il a indiqué.

– Le vote par correspondance

Tout membre de l’assemblée générale peut faire la demande auprès de la mutuelle d’un formulaire de vote par correspondance.

Il est à noter que lorsqu’un vote par correspondance est organisé, certains délais minimaux doivent être respectés.

Ainsi, le formulaire de vote par correspondance adressé au sociétaire doit indiquer la date fixée à laquelle le vote doit être reçu par la société.

La société ne peut pas rejeter les formulaires de vote par correspondance reçus plus de trois jours avant la tenue de l’assemblée générale. Toutefois, les statuts peuvent prévoir un délai plus court.

Art. R. 114-1 C. mut.

Créé par Décret n°2002-1382 du 21 novembre 2002 – art. 1 JORF 28 novembre 2002
Créé par Décret n°2002-1382 du 21 novembre 2002 – art. 2 JORF 28 novembre 2002

« Lorsque les statuts d’une mutuelle dont l’assemblée générale est composée des membres participants et, le cas échéant, de membres honoraires leur donnent la faculté de voter par correspondance, ils prévoient également qu’à compter de la date de la convocation de l’assemblée un formulaire de vote par correspondance et ses annexes doivent être remis ou adressés aux frais de l’organisme à tout membre qui en fait la demande. La mutuelle doit faire droit à toute demande déposée ou reçue au siège social au plus tard six jours ouvrables avant la date de la réunion.
Le formulaire de vote par correspondance doit permettre un vote sur chacune des résolutions, dans l’ordre de leur présentation. Il doit offrir à chaque membre de l’assemblée générale la possibilité d’exprimer sur chaque résolution un vote favorable ou défavorable à son adoption ou sa volonté de s’abstenir de voter. Est annexé au formulaire le texte des résolutions proposées accompagné d’un exposé des motifs. Les statuts des mutuelles peuvent préciser le contenu du formulaire de vote par correspondance.
Le formulaire de vote par correspondance comporte l’indication de la date fixée conformément aux statuts, avant laquelle il doit être reçu par l’organisme pour qu’il en soit tenu compte. La date après laquelle il ne sera plus tenu compte des formulaires de vote par correspondance reçus par l’organisme ne peut être antérieure de plus de trois jours à la date de la réunion de l’assemblée, un délai plus court pouvant être prévu par les statuts.
Le formulaire de vote adressé à la mutuelle vaut pour les assemblées tenues sur deuxième convocation avec le même ordre du jour.
Lorsque les statuts prévoient un délai de convocation de l’assemblée générale supérieur à quinze jours, les délais prévus au présent article sont majorés en proportion de l’augmentation de ce délai ».

– Le vote électronique par internet

La loi ne prévoit aucune disposition spécifique en matière de vote électronique par internet pour l’adoption de projet de résolution de l’assemblée générale des délégués de sociétaires.

A priori, comme la loi ne l’interdit pas expressément, on peut envisager de recourir à ce mode de vote en le prévoyant par les statuts.