Élections et assemblée générale de société d’auteur : comment ça se passe ?

Les associés au sein des sociétés de gestion des droits d’auteur se réunissent une fois par an en assemblée générale pour désigner leurs représentants (au conseil d’administration, au conseil de surveillance et aux différentes commissions), approuver les comptes et arrêter les politiques générales de la société. À cette occasion, les membres, auteurs et artistes peuvent aussi voter par voie électronique dans le cadre d’une assemblée générale en ligne. Comment se déroule cette réunion annuelle ? Quelles sont les modalités de vote pour les élections tenues lors de l’assemblée générale d’une société d’auteur ? Voici tout ce que vous devez savoir.

Comment fonctionne une société de gestion des droits d’auteur ?

Une société de gestion des droits d’auteurs, ou société de perception et de répartition des droits d’auteur et des droits voisins, est un organisme de gestion collective (OGC) constitué dans le but de percevoir les droits d’auteur et les redevances dus au titre de l’exploitation des œuvres, et de les reverser aux membres (les artistes ou leurs ayants droit). Ce type de société privé a pour raison d’être de faire valoir les droits des auteurs qui en sont membres – ceux-ci étant considérés comme des associés.

Chaque pays a ses propres sociétés de gestion des droits d’auteur. La France en compte 22, parmi lesquelles : la SACEM (Société civile des auteurs multimédia), la SAIF (Société des auteurs des arts visuels et de l’image fixe), la SACD (Société des auteurs et compositeurs dramatiques), etc.

Dans l’Hexagone, les organismes de gestion collective ont un statut de droit privé et leur fonctionnement est encadré par le Code de la propriété intellectuelle (articles L321-1 et suivants). Dans le même temps, ces organismes sont placés sous la tutelle du ministère de la Culture, pour lequel ils exercent une mission reconnue d’utilité publique.

Comme pour toute société civile, la tenue d’une assemblée générale de société d’auteurs est incontournable. Elle permet de faire le point sur les activités de l’organisme et sur sa gestion financière, mais aussi d’élire le conseil d’administration ainsi que les membres de chaque commission.

Pourquoi convoquer une assemblée générale de société d’auteur ?

L’assemblée générale d’une société d’auteur est réunie une fois par an, comme le prévoit le Code de la propriété intellectuelle (art. L323-5). Elle est convoquée par le gérant ou par le président de la société de gestion des droits des auteurs, et concerne tous les associés.

Les deux types d’assemblées générales

Il existe deux types d’assemblées pour les organismes de gestion :

• L’assemblée ordinaire annuelle statue sur les activités, les comptes de l’exercice passé, l’action culturelle, la nomination d’un commissaire aux comptes, la politique générale de répartition des sommes dues aux titulaires des droits, la politique d’utilisation des sommes qui ne peuvent pas être réparties, la politique de gestion des risques, l’approbation des acquisitions et des opérations de fusion et d’alliance, etc. (voir le détail dans l’article L323-6 du Code de la propriété intellectuelle). L’assemblée générale de société d’auteur ordinaire est aussi l’occasion d’élire les représentants.
• L’assemblée extraordinaire est réservée aux décisions relatives aux modifications des statuts et/ou du règlement général. Elle est convoquée seulement lorsqu’il y a lieu.

Les élections lors de l’assemblée générale d’une société d’auteur

À l’occasion de l’assemblée annuelle, les associés peuvent être amenés à élire leurs représentants au sein de différents organes : conseil d’administration, conseil de surveillance et commissions.

• Le conseil d’administration prend les décisions relatives aux grandes orientations de la société de gestion des droits d’auteur et des droits voisins. Ces décisions sont ensuite mises en œuvre par la direction générale. Ses membres, dont le nombre varie selon les statuts (entre 9 et 18 pour la SAIF, par exemple), sont élus par l’assemblée pour un mandat de trois ans, renouvelable une seule fois. Ensuite, le conseil élit son propre bureau, constitué d’un président et de deux vice-présidents. Les critères d’éligibilité des membres du conseil d’administration sont définis par les statuts. Toutefois, de façon générale, cet organe doit réunir au moins un membre de chacune des catégories d’auteurs, en fonction des secteurs d’activité concernés : à titre d’exemple, la SAIF compte au moins un designer ou architecte, un graphiste, un dessinateur ou illustrateur, un photographe, un peintre ou plasticien ou sculpteur.
• Le conseil de surveillance est aussi élu par l’assemblée générale de la société d’auteur. Composé d’associés, il est chargé de contrôler les activités du conseil d’administration et celles du gérant ou du président. Cet organe garantit la transparence de la gestion de la société.
• Les commissions consultatives sont mises en place par le conseil d’administration, mais ses membres sont élus par les associés pour un mandat (renouvelable) de trois ans. Chaque commission a pour mission l’étude et les propositions relatives aux questions qui relèvent de ses compétences. Les organismes de gestion peuvent prévoir différentes commissions : par exemple, la SAIF a mis en place une commission financière, une commission répartition et une commission action culturelle.

Comment est organisée l’assemblée générale au sein d’une société de gestion des droits d’auteur ?

La convocation et la tenue d’une assemblée générale de société d’auteurs sont adossées à un certain formalisme (imposé par les statuts) qu’il faut respecter afin de conférer aux résolutions votées toute leur légitimité. Les élections des représentants sont, quant à elles, encadrées par le Code de la propriété intellectuelle.

La convocation et l’organisation de l’assemblée annuelle

Quelles sont les étapes indispensables à respecter pour organiser une assemblée générale de société d’auteur ?

• La convocation des associés par le président ou par le gérant. Cette convocation peut être transmise à l’écrit (par lettre recommandée, en main propre ou par voie électronique) ou par un mode de communication verbale. La première solution est à privilégier pour éviter un litige qui entraînerait la nullité des délibérations. Dans le cas d’une convocation écrite, celle-ci doit être envoyée au moins 15 jours avant la date de l’assemblée.
• La transmission des documents en vue de la réunion. Chaque associé doit recevoir un ensemble de documents en amont : rapport d’activité, texte des résolutions proposées, comptes annuels, rapport du commissaire aux comptes, etc.
• L’établissement d’une feuille de présence afin de vérifier l’atteinte du quorum (si les statuts le prévoient).
• La rédaction d’un procès-verbal qui consigne le déroulement de l’assemblée générale de la société d’auteur et les résultats des votes. Il est signé par le président/gérant ou par le président de séance (s’il s’agit d’une personne différente).

L’organisation des élections et des votes en assemblée générale

Quelles sont les modalités de vote lors d’une assemblée générale de société d’auteur, qu’il s’agisse de s’exprimer sur les résolutions proposées, d’approuver les comptes ou d’élire les représentants au conseil d’administration, au conseil de surveillance et au sein de chaque commission ? Voici les éléments à avoir en tête.

• Tous les membres d’une société de gestion des droits d’auteur (artistes, auteurs, ayants droit…) ont le droit de participer à l’assemblée annuelle et de voter dans les conditions fixées par la loi et dans le respect des modalités prévues par les statuts (art. L323-8 du Code de la propriété intellectuelle). Le droit de vote peut toutefois être restreint en fonction de la durée d’adhésion ou du montant des revenus reçus ou dus au titre de l’exploitation de leurs œuvres. Les héritiers uniques (ayants droit) sont inscrits automatiquement sur les listes électorales.
• Les participants peuvent donner mandat à un autre membre chargé de les représenter lors de l’assemblée générale de la société d’auteur, et de voter en leur nom, à condition qu’il n’y ait pas de conflit d’intérêts et que le représentant soit choisi dans la même catégorie – créateur ou éditeur (art. L323-9).
• Le vote peut se faire par voie électronique.
• Les participants au vote doivent prendre connaissance, en amont de la réunion, des documents sociaux et de la présentation des candidats aux élections. Ces documents sont transmis aux associés en même temps que la convocation à l’assemblée générale.
• Le quorum n’est pas imposé par la loi, mais peut être prévu par les statuts. S’il existe, il doit être atteint pour que les délibérations aient lieu.
• Les règles de majorité sont librement fixées par les statuts. La majorité nécessaire pour valider un vote en assemblée peut différer en fonction des décisions à prendre. À défaut, ces décisions sont prises à l’unanimité.

Telles sont les règles à connaître pour réunir une assemblée générale de société d’auteur et pour organiser les élections des membres du conseil d’administration, du conseil de surveillance et de chaque commission.