Les réunions ponctuelles du CSE : Le guide complet

Dans les entreprises de plus de 10 salariés, les membres du comité social sont désignés tous les quatre ans. À l’issue des élections du CSE, l’employeur est dans l’obligation de réunir avec régularité la nouvelle instance représentative du personnel afin d’en consulter les membres sur des sujets relatifs à la gestion et au fonctionnement de l’entreprise, conformément à ce que prévoit le Code du travail. À ce titre, il faut distinguer les consultations récurrentes et ponctuelles. Sur quel sujet peut porter une réunion ponctuelle du CSE ? Comment l’organiser dans le respect des obligations légales ? Voici tout ce qu’il faut savoir au sujet des réunions occasionnelles du comité social.

Consultation récurrente et réunion ponctuelle du CSE : ce qu’il faut savoir

En raison des nombreuses missions qui incombent au CSE, de multiples consultations sont nécessaires tout au long de l’année, durant lesquelles les membres de la délégation du personnel donnent leur avis sur les sujets qui leur sont présentés par l’employeur ou par son représentant. Ces réunions du CSE sont une obligation pour l’employeur : en cas de manquement, celui-ci est passible de sanctions civiles et pénales pour délit d’entrave (Code du travail, article L2317-1). Et cela, même si l’avis des membres de la délégation du personnel est seulement consultatif.

Qu’il s’agisse d’une réunion récurrente ou d’une réunion ponctuelle du CSE, c’est à cette occasion que sont prises les décisions importantes et que sont votées les délibérations mises en avant par l’employeur. Ces consultations constituent des moments privilégiés pour le dialogue entre la direction de l’entreprise et les représentants du personnel.

Le nombre de réunions prévues dans l’année

En termes de fréquence, la loi prévoit (sauf accord d’entreprise disant autre chose) :

• Au moins une réunion par mois dans les entreprises de plus de 300 salariés.
• Au moins une réunion tous les deux mois dans les entreprises de moins de 300 salariés – sachant qu’une seconde réunion peut être organisée à la demande de la majorité des membres (art. L2315-28 du Code du travail).

À tout moment, les membres du comité social CSE peuvent demander à être reçus par l’employeur ou par son représentant, notamment en cas d’urgence – on parle alors de « réunions extraordinaires ». De plus, les textes légaux prévoient que quatre réunions doivent obligatoirement porter sur les questions de santé et de sécurité au travail (dans les entreprises de plus de 50 salariés).

Consultations récurrentes et réunions ponctuelles du CSE

Parmi les consultations obligatoires du CSE, il faut distinguer les réunions récurrentes et les réunions ponctuelles. Selon les dispositions du Code du travail (art. L2312-17), le comité social est consulté de façon récurrente par l’employeur sur…

• Les orientations stratégiques de l’entreprise.
• La situation financière et économique.
• La politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

Par ailleurs, le comité social est consulté occasionnellement sur des questions relatives à l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise : c’est l’objet de ce qu’on appelle une consultation ponctuelle du CSE.

Quelles sont les réunions ponctuelles obligatoires du CSE ?

La convocation d’une réunion ponctuelle du CSE répond à un enjeu spécifique : il s’agit de traiter une problématique en particulier. On peut opérer ici une distinction entre la première réunion du comité social et les réunions ponctuelles obligatoires qui peuvent avoir lieu tout au long de l’année, après la mise en place du CSE.

La première réunion du CSE

À la suite des élections professionnelles, il est indispensable d’organiser une première réunion du CSE afin d’en désigner les membres importants : un secrétaire, un trésorier, un référent « santé sécurité » et un référent « harcèlement et agissements sexistes ». À cette occasion sont également désignés les membres des différentes commissions, dont la commission santé, sécurité et conditions de travail (qui reprend les attributions de l’ancien CHSCT).

Cette réunion ponctuelle du CSE est aussi l’opportunité de mettre en place un règlement intérieur ou de présenter celui qui existe déjà, lorsqu’il est repris de la précédente mandature. Ce règlement intérieur du CSE détermine les règles de vie et de fonctionnement de cette instance, entre les élus, mais aussi entre ses membres et les salariés de l’entreprise (article L2315-24 du Code du travail). Il prévoit également les règles qui encadrent le budget et les dépenses, la participation des suppléants, les règles d’attribution des activités sociales et culturelles, ainsi que les modalités d’organisation des réunions.

Les autres réunions du CSE organisées ponctuellement

Au-delà des réunions récurrentes obligatoires du comité social, le Code du travail prévoit l’organisation de consultations-informations ponctuelles que l’employeur doit convoquer lors de situations spécifiques. Une réunion ponctuelle du CSE peut être convoquée pour recueillir l’avis des membres sur :

• la modification de l’organisation économique ou juridique de l’entreprise (art. L2312-8 du Code du travail) ;
• les mesures de restructuration ou de compression des effectifs (id.) ;
• les conditions d’emploi, de travail et de formation professionnelle (id.) ;
• l’introduction de nouvelles technologies susceptibles d’avoir pour conséquence un aménagement important des conditions de santé, de sécurité ou de travail (id.) ;
• les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail de différentes catégories de personnel (id.) ;
• la mise en œuvre des moyens de contrôle de l’activité des salariés (art. L2312-38 du CT) ;
• un licenciement collectif pour motif économique (art. L2312-40 du CT) ;
• une opération de concentration (art. L2312-41 du CT) ;
• une offre publique d’acquisition (art. L2312-42 à L2312-52 du CT) ;
• une procédure de sauvegarde, de redressement et/ou de liquidation judiciaire (art. L2312-53 à L2312-54 du CT).

En outre, le CSE doit être consulté sur les conséquences environnementales de ces différentes mesures.

Comment doit être organisée une consultation ponctuelle du comité social ?

Les étapes nécessaires à l’organisation d’une consultation ponctuelle du CSE sont les mêmes que pour les consultations récurrentes de cette instance. Quelles sont ces étapes ?

1. La préparation de l’ordre du jour. Ce document est rédigé conjointement par l’employeur (ou son représentant) et par le secrétaire du CSE. Il liste l’ensemble des points qui doivent être abordés à l’occasion de la consultation.
   
2. La rédaction et l’envoi des convocations aux membres du CSE et aux représentants syndicaux. Établie par l’employeur, elle doit mentionner la date, l’heure et le lieu prévus pour la réunion ponctuelle du CSE, et être accompagnée de l’ordre du jour. Elle est transmise dans un délai raisonnable, dans la limite de trois jours avant la date prévue pour la consultation.
   
3. La mise à disposition des informations indispensables pour la préparation de la consultation, au sein d’une base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) accessible aux membres.
   
4. L’organisation d’un vote durant la réunion ponctuelle du CSE afin de recueillir l’avis des membres sur les sujets mis en avant à l’occasion de cette consultation. Tous les élus présents ou représentés peuvent participer au vote, à l’exception de l’employeur ou de son représentant. Le scrutin peut se dérouler à main levée ou à bulletin secret, en présentiel ou à distance (dans ce cas de figure, il est indispensable de prévoir une solution de vote électronique fiable et sécurisée).
   
5. La rédaction du procès-verbal, qui échoit par défaut au secrétaire du CSE (sauf accord d’entreprise prévoyant une autre règle). Ce PV est transmis au président et aux membres du comité social dans les 15 jours qui suivent la tenue de la consultation. Ceux-ci peuvent s’y référer en cas de litige.

Telles sont les règles à respecter pour l’organisation d’une réunion ponctuelle du CSE.