Assemblée générale de SA : qui est chargé de fixer l’ordre du jour ?

Dans une société commerciale, les décisions sont toujours prises en concertation avec l’ensemble des associés réunis en assemblée ordinaire ou extraordinaire. Or, la fixation de l’ordre du jour pour l’assemblée générale des actionnaires doit répondre à des impératifs tant sur le fond que sur la forme. C’est d’autant plus important qu’un ordre du jour mal formulé peut donner lieu à des contestations, voire à des annulations. Entre autres choses, il est essentiel de déterminer : qui fixe l’ordre du jour en AG de SA ? Qui peut demander à ajouter des points ou des projets de résolution à soumettre au vote ?

L’ordre du jour pour les assemblées d’actionnaires : un document essentiel au bon déroulement de la réunion

Avant de savoir qui fixe l’ordre du jour en AG de SA, il faut répondre à la question qui suit : qu’est-ce qui rend ce document si important pour les assemblées des sociétés cotées ?

L’ordre du jour est un document crucial dans le cadre de l’organisation d’une assemblée générale. C’est vrai pour l’AG d’une société commerciale, notamment les sociétés à responsabilité limité (SARL), société anonyme (SA) et société par actions simplifiée (SAS). Sont inscrits à l’ordre du jour tous les points qui seront abordés lors de la réunion, ainsi que tous les projets de résolution qui seront soumis au vote. Non seulement les assemblées ne peuvent pas débattre d’une question qui n’a pas été inscrite au préalable dans ce document, mais il est indispensable d’annexer celui-ci à la convocation à l’assemblée afin que les participants puissent anticiper les sujets abordés.

Notez que l’assemblée générale peut être annulée lorsqu’elle délibère sur une résolution qui n’a pas fait l’objet d’une inscription à l’ordre du jour, ou si ce dernier est suffisamment imprécis pour que les actionnaires soient incapables de déterminer ce qui sera soumis au vote : on considère alors qu’ils ont été privés de leur droit d’information préalable à la tenue de l’assemblée (art. L225-121 du Code de commerce, modifié par la loi n°201du 19 juillet 2019, art. 19).

Qui fixe l’ordre du jour en AG de SA ?

Pour savoir qui fixe l’ordre du jour en AG de SA, il faut se référer aux textes de loi, en l’occurrence à l’article L225-105 du Code de commerce (modifié par l’article 2 de l’ordonnance n°2010-1511 du 9 décembre 2010).

L’ordre du jour est fixé par l’auteur de la convocation

Par défaut, c’est l’auteur de la convocation qui fixe l’ordre du jour en AG de SA, à savoir : le conseil d’administration ou le directoire.

Cet ordre du jour est communiqué à toutes les personnes concernées par une convocation à l’assemblée ordinaire ou extraordinaire. Le mode de transmission est prévu par les statuts : lettre simple, lettre recommandée avec accusé de réception, courrier électronique ou remise en main propre contre signature. Elle doit être envoyée dans un délai d’au moins 15 jours avant la date prévue pour la réunion, lors de la première convocation (10 jours pour la seconde convocation). Elle est complétée par un avis de publicité publié dans un journal d’annonces légales.

Lorsqu’un droit d’opposition s’exerce avant les formalités visant à convoquer l’assemblée, la société avise les actionnaires dans un délai de 35 jours avant la date prévue (art. R225-61-2 du Code de commerce).

L’ajout d’un projet de résolution par les actionnaires

Bien que ce soit l’organe de direction qui fixe l’ordre du jour en AG de SA, des points ou des projets de résolution supplémentaires peuvent être inscrits par les actionnaires. Ceux-ci doivent représenter au moins 5 % du capital social, mais ce pourcentage est dégressif pour les sociétés dont le capital est supérieur à 750 000 €. Les associations d’actionnaires dans les sociétés cotées jouissent du même droit.

Un projet de résolution dont on souhaite l’inscription à l’ordre du jour n’a pas besoin d’être en lien avec les points déjà inscrits. En revanche, il doit correspondre au domaine de compétence de l’assemblée convoquée (ordinaire, extraordinaire ou mixte).

La demande est adressée au siège social de la société par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique, dans un délai d’au moins 25 jours avant la date prévue pour la tenue de l’assemblée. Elle doit être motivée et accompagnée du texte de chaque projet de résolution. Les auteurs joignent une attestation d’inscription en compte qui justifie de la possession ou de la représentation de la fraction du capital exigée. (Art. R225-71 du Code de commerce, modifié par le décret n°2023-421 du 31 mai 2023, art. 2.)

Dans la mesure où c’est l’auteur de la convocation qui fixe l’ordre du jour en AG de SA, c’est aussi cet organe qui accuse réception d’une telle demande (dans un délai de 5 jours) et qui décide de l’inscription à l’ordre du jour du projet de résolution. Les points ou projets acceptés font l’objet d’une publicité, avec la possibilité d’ajouter un commentaire, puis sont soumis au vote de l’assemblée. Ils sont votés dans les mêmes conditions de droit commun que les autres points (voir, à ce propos, qui peut voter en assemblée générale des actionnaires ?).

Le conseil d’administration ou le directoire peut refuser d’inscrire à l’ordre du jour un projet de résolution qui ne relève pas de la compétence de l’assemblée des actionnaires. À titre d’exemple, le vote sur la fixation de la rémunération du directeur général ou du président relève exclusivement du conseil d’administration. (Art. R225-74 du Code de commerce, modifié par le décret n°2010-1619 du 23 décembre 2010, art. 6.)

L’ajout d’un projet de résolution par le CSE

Dans les entreprises qui disposent d’un comité social et économique (CSE), cette instance peut adresser à l’organe qui fixe l’ordre du jour en AG de SA une demande visant à ajouter un point ou un projet de résolution, comme le prévoit le Code du travail (art. L2312-77). Pour rappel, deux membres du CSE participent aux assemblées des actionnaires, bien qu’ils ne puissent pas prendre part au vote.

La demande d’inscription à l’ordre du jour de points ou de projets de résolution par le CSE doit être transmise selon les mêmes modalités que celles qui s’appliquent aux actionnaires : lettre recommandée ou courrier électronique adressé(e) au siège social de la société, avec texte des projets de résolution et exposé des motifs, dans un délai de 25 jours avant la date prévue pour la tenue de l’assemblée. L’organe qui fixe l’ordre du jour en AG de SA accuse réception dans les 5 jours et décide ou non de répondre favorablement à cette demande, dès lors que le projet de résolution relève des attributions de cette assemblée.

Les autres cas de figure

Lorsqu’un mandataire de justice est chargé de convoquer l’assemblée ordinaire ou extraordinaire, l’ordre du jour est fixé dans l’ordonnance de désignation. Pour ajouter des points, les actionnaires qui le souhaitent doivent s’adresser, en amont, à l’instance de désignation du mandataire.

Enfin, lorsque plusieurs commissaires aux comptes convoquent les assemblées et qu’ils sont en désaccord, c’est le président du tribunal de commerce qui fixe l’ordre du jour en AG de SA dans l’ordonnance rendue sur la désignation du commissaire.