Comment calculer le quorum d’une assemblée générale d’association ?

L’organisation, le fonctionnement et le déroulement d’une assemblée générale d’association (qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire) répondent à un ensemble de règles strictes, qui sont prévues par les statuts et/ou par le règlement intérieur de la structure. Cela concerne également le quorum à atteindre pour que les décisions puissent être soumises au vote des membres, à ne pas confondre avec les règles relatives à la majorité des suffrages exprimés. Justement, comment calculer le quorum d’une assemblée générale d’association ? Quels sont les seuils de présence à respecter pour que les décisions inscrites à l’ordre du jour soient votées ? Que dit la loi à ce sujet pour les associations ?

Qu’est-ce que le quorum pour les associations, et pourquoi est-il nécessaire de le respecter ?

Le quorum désigne le nombre minimum de membres de l’association dont la présence est requise en assemblée générale afin que celle-ci puisse valablement délibérer. Les règles de quorum, telles que prévues par les statuts, permettent d’éviter que les décisions inscrites à l’ordre du jour ne soient prises par une trop faible fraction des membres. Elles garantissent ainsi une meilleure représentativité de la volonté des sociétaires. Ce faisant, c’est le même fonctionnement qu’en entreprise.

Les associations loi 1901 n’ont aucune obligation à respecter sur ce point. Elles sont libres non seulement d’instaurer une règle en ce sens, mais aussi de fixer le seuil à atteindre pour que les décisions soient votées. En revanche, si ces règles sont inscrites dans les statuts, leur respect devient une condition de validité des délibérations adoptées : si le quorum d’assemblée générale d’association n’est pas atteint, aucune décision ne peut être prise, et le conseil d’administration est ajourné. Une nouvelle convocation en assemblée doit alors être envoyée. Si des décisions ont été votées malgré tout, elles ne seront pas appliquées et pourront être annulées par la suite.

Le quorum d’assemblée générale d’association s’apprécie pour chaque assemblée, ordinaire ou extraordinaire, grâce à une feuille de présence (voir plus bas). Il doit ensuite figurer dans le procès-verbal, qui n’est pas non plus obligatoire en principe pour les associations.

Quorum VS majorité

Le quorum d’assemblée générale d’association ne doit pas être confondu avec la majorité. Celle-ci renvoie à la part des votants qui se sont effectivement exprimés en faveur d’une décision. Le calcul de la majorité se base sur l’ensemble des membres présents ou représentés le jour de la réunion, tandis que le quorum se rapporte à la totalité des sociétaires.

Les règles de majorité varient en fonction des associations, mais aussi du type de décision soumise au vote. La majorité peut être simple (ou relative), absolue ou qualifiée. Certaines décisions peuvent nécessiter une adoption à l’unanimité, ce qui octroie de fait un droit de veto à tout membre de l’association ou à un/des membre(s) spécifiquement désigné(s). Là encore, ces règles doivent être inscrites dans les statuts ou dans le règlement intérieur.

Quorum d’assemblée générale d’association : comment le calculer ?

Quelles sont les règles ? Voici ce qu’il faut savoir, point par point : détermination du seuil à atteindre, calcul, membres pris en compte, vérification, et nécessité d’une nouvelle convocation d’assemblée en cas d’absence de quorum.

La détermination du seuil à atteindre pour le quorum d’AG

Les statuts prévoient les modalités à respecter pour organiser une assemblée générale d’association. Ils fixent également les règles de quorum et, en particulier, le seuil à atteindre pour que l’assemblée puisse valablement délibérer.

Le quorum d’assemblée générale d’association est souvent fixé au quart, au tiers, à la moitié ou à plus de la moitié des membres. Il peut aussi être exprimé en pourcentage : 25 %, 33 %, 50 %, etc.

Le calcul du quorum

Il est valide lorsque le seuil fixé dans les statuts de l’association est atteint. Par exemple, si ce seuil est de 50 %, cela signifie que la moitié des membres doit être présente ou représentée lors de la réunion pour que les décisions inscrites à l’ordre du jour puissent être soumises au vote.

Pour calculer le quorum d’une assemblée générale d’association, il faut donc connaître le nombre de sociétaires. Par exemple, s’il requiert la participation d’un quart des membres, et que l’association compte 200 sociétaires, il faut qu’au moins 50 membres soient présents ou représentés. Dans le cas contraire, la convocation d’une nouvelle réunion devient indispensable.

Membres présents ou représentés : quels sociétaires sont pris en compte pour le calcul du quorum ?

Il peut être calculé sur la base du nombre de membres exclusivement présents lors de la réunion (sur place ou par visioconférence), ou sur la base du nombre de membres présents ou représentés (c’est-à-dire en tenant compte des procurations, à condition que les statuts prévoient cette possibilité).

En cas de représentation de certains membres pour l’assemblée, c’est le président qui veille à joindre les procurations à la feuille de présence.

À noter que, dans le silence des statuts de l’association, le vote par procuration est un droit inaliénable. En revanche, la mise en place d’un système de vote électronique ou par correspondance n’est possible que si cette option est prévue par les statuts.

À quel moment de la réunion faut-il vérifier le quorum ?

Il est vérifié en début de réunion. Le président de séance s’assure que le seuil prévu est atteint en établissant une feuille de présence. Celle-ci rappelle le seuil fixé par les statuts et doit être remplie par les membres de l’association. Il suffit ensuite de comptabiliser le nombre de personnes qui participent au vote et de calculer, sur cette base, le quorum de l’assemblée générale d’association.

La feuille de présence joue un autre rôle : elle sert à prouver le respect du quorum en cas de litige ultérieur, par exemple si une décision est contestée. Voilà pourquoi il est indispensable de l’ajouter au procès-verbal.

Le quorum doit être respecté pendant toute la durée de la réunion. À ce titre, un membre ne peut quitter l’assemblée en cours qu’à condition que les conditions de quorum soient toujours remplies après son départ.

Que se passe-t-il si le quorum n’est pas atteint ?

En cas d’absence de quorum lors de l’assemblée d’association, les statuts prévoient le plus souvent la convocation d’une nouvelle réunion dans les jours qui suivent, avec le même ordre du jour et les mêmes décisions à valider.

Il est courant, aussi, de prévoir une règle de quorum plus faible afin de simplifier le processus de mise au vote des décisions lors de cette nouvelle assemblée d’association. Cela permet d’éviter une situation de blocage, par exemple en fixant un seuil de 50 % pour la première convocation d’assemblée, et un autre de 25 % pour la deuxième convocation d’assemblée.

Par ailleurs, les règles de majorité sont les mêmes, selon que l’assemblée se déroule sur la première ou sur la deuxième convocation.

En somme, pour que les décisions prises en réunion soient valides, il faut que le quorum d’assemblée générale d’association soit atteint et que les règles de majorité soient respectées – dès lors que les statuts prévoient de telles modalités.